كيفية صياغة رسالة رسمية باللغة العربية
تحديد بيانات الرسالة
تتطلب الرسالة الرسمية في بدايتها تحديد المعلومات الأساسية المرتبطة بها، والتي تشمل:
- إلى: اسم المرسل إليه ومسمّاه الوظيفي، مثل: “إلى السيد المدير” أو “إلى السيد رئيس القسم”.
- من: اسم المرسل ومسمّاه الوظيفي.
- تاريخ الرسالة: اليوم/ الشهر/ السنة.
- موضوع الرسالة: الهدف أو الغرض من الرسالة.
تنظيم محتوى الرسالة
تتكون الرسالة الرسمية من عدة عناصر أساسية، وهنا هيكل الرسالة الرسمي بشكل عام:
العنوان
تقوم العلاقات الاجتماعية والمهنية على الاحترام والثقة، كما تُبنى على التسلسل الهرمي في المؤسسات. عند كتابة رسالة رسمية، سواء كان ذلك عبر بريد ورقي أو إلكتروني، يتوجب البدء باسم المرسل إليه بالكامل، بالإضافة إلى مسمّاه الوظيفي والدرجة العلمية التي يحملها. ومن الأمثلة على ذلك:
- حضرة القاضي (الاسم).
- فضيلة الشيخ (الاسم).
- حضرة الدكتور (الاسم) المحترم.
- حضرة المهندس (الاسم) المحترم.
وعند مخاطبة أحد أفراد العائلة المالكة، يجب تضمين بعض العبارات التقديرية بعد العنوان، ومنها:
- صاحب السمو الملكي حفظه الله ورعاه.
- صاحب السمو الملكي أعزك الله وبارك في عمرك.
- صاحب السمو الملكي حفظكم الله وسدد خطاكم.
إذا كان المرسل إليه جهة أو شخص غير معروف، يُنصح بتوجيه الخطاب بأحد الأنماط التالية:
- حضرة (السادة/ اسم الجهة/ اسم الشركة) المحترمين.
- حضرة (السادة/ اسم الجهة/ اسم الشركة) الكرام.
التحية والافتتاحية
تبدأ الرسائل الرسمية عادةً بعبارة “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، تليها “تحية طيبة” أو “تحية طيبة وبعد”. تُعتبر هذه الافتتاحية ضرورية في جميع المراسلات الرسمية.
محتوى الرسالة
يُقسم محتوى الرسالة إلى فقرات متتابعة بأسلوب واضح ومرن، وينبغي أن يعكس الاحترام والتقدير للمرسل إليه؛ لذا يُفضل إدراج بعض العبارات التي تعبر عن هذا الاحترام، مثل:
- إنه لمن دواعي سرورنا أن نرحب بكم.
- يسعدنا أن.
- كما نرغب في الإشارة إلى.
- يسرني أن أبعث إليك بأطيب تحياتي.
- مع الاحترام الكبير، أود إعلامكم أنّ.
- يرجى قبول اعتذاري عن الإزعاج.
في حالة توجيه الخطاب إلى العائلة المالكة، يمكن إضافة عبارات مثل:
- نتشرف بتوجيه خطابنا إلى سيادتكم.
- أتشرّف بأن أرفع إلى سموكم.
- أرسل هذه الرسالة إلى مقامكم السامي لسبب.
- نكتب إلى جلالتكم اليوم ل.
الخاتمة
تنتهي الرسالة بعبارات تظهر الاحترام والشكر، ومن الأمثلة على عبارات الخاتمة:
- تفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.
- نشكر لكم حسن تعاونكم.
- مع خالص الاحترام والتقدير.
- مع أطيب الشكر والتقدير.
- والله الموفق.
- مع أطيب التحيات.
- وتفضلوا بقبول فائق التحية والاحترام.
- بعد التوقيع، يمكن إضافة: والسلام عليكم.
إذا كانت الرسالة تتعلق بالتقدير، يمكن أن تُختتم بعبارات مثل:
- تمنياتي لكم بالتوفيق.
- تمنياتي لكم بمزيد من النجاح.
- تمنياتي لكم بالتوفيق الدائم.
عبارات مفيدة في محتوى الرسالة الرسمية
يمكن إضافة بعض العبارات التي تتعلق بمحتوى الرسالة، مثل:
- الرجاء الاطلاع على الوثيقة المرفقة.
- يمكن التواصل معي عبر هذا الرقم 24 ساعة في اليوم.
- بالإشارة إلى الموضوع أعلاه، نودّ إفادتكم.
- أكتب للاستفسار عن.
- نحن مهتمون بـ… ونود معرفة.
- لقد درسنا اقتراحكم بعناية و…
- سنكون ممتنين إذا تكرمتم بإرسال معلومات إضافية.
- نحن نرغب في الحصول على.
- مطلوب منكم أن… بشكل عاجل.
إرشادات عامة عند كتابة الرسائل الرسمية
تُعتبر الرسائل الرسمية بمثابة مستندات قانونية، لذا هناك بعض الإرشادات والنصائح التي يجب مراعاتها عند كتابتها، ومنها:
- استخدام ضمائر الجمع عند المخاطبة بدلاً من المفرد مثل “أنتم” بدلاً من “أنت”.
- التعبير بلغة عربية فصحى وبأسلوب مهني يخلو من العواطف.
- التحقق من دقة الأرقام والأسماء والأماكن المذكورة في الرسالة.
- مراعاة تنسيق الرسالة بشكل جيد يتماشى مع متطلبات الجهة أو المؤسسة، مثل اختيار نوع وحجم الخطوط.
أنواع الرسائل الرسمية
تتنوع أنواع الرسائل الرسمية وفقًا للغرض منها، وفيما يلي بعض الأنواع المتعارف عليها:
- المذكرة: تُستخدم لطلب أمر معين ضمن اختصاصات العمل، وقد يكتبها الموظف لرئيسه.
- الخطاب: يُرسل من إدارة إلى أخرى داخل المؤسسة، ويتناول مواضيع متعددة مثل الاطلاع أو طلب التوجيه.
- الخطاب الإلحاقي: يتابع الخطاب السابق لتصحيح الأخطاء أو طلب الرد على موضوع ما.
- خطاب الرد: يُستخدم للرد على خطابات سابقة مع الإشارة إليها.
- المحضر: مذكرة يُعدّها فريق عمل حول موضوع ما، ويُوقَّع عليها عادةً من جميع الأعضاء المعنيين.
فيديو حول رسائل الحمام الزاجل
كيف كانت وسائل التواصل قبل ظهور الواتساب والماسنجر؟ تاريخ قديم تخفيه هذه الرسائل! فماذا تعرفون عنه؟