قيود حسابات العملاء، تشير عادةً إلى توافر نوع من المنتجات أو الخدمات للعميل، على أن يكون لديه فترة زمنية محددة لتسديد المبلغ المطلوب.
تقدم هذه الفترة، التي غالبًا ما تتراوح بين 30 و60 أو 90 يومًا، بعض المرونة للعميل أو لأي جهة أخرى للدفع، وهذا ما يُطلق عليه حسابات العملاء.
تعريف حسابات العملاء
يمكن تعريف حسابات العملاء بأنها الأموال المستحقة على العملاء لصالح الشركات. بمعنى آخر، هي أموال تملك الشركة الحق في تحصيلها من العملاء نظير تقديم منتجات أو خدمات لهم، ولكنها لم تتلقَ المبالغ المطلوبة بعد.
مفهوم وشروط حسابات العملاء
المفهوم
تشير حسابات العملاء إلى الفواتير المتبقية للشركة، أي الأموال التي يدين بها العملاء للشركة ولم يتم دفعها بعد. تعكس أيضًا الحقوق التي للشركة بأن تستقبل المدفوعات، نظرًا لتقديمها سلعًا أو خدمات للعملاء.
تمثل حسابات العملاء حد الائتمان الممنوح للشركة، وعادةً ما تتضمن شروطًا تفيد بإلزام العملاء بالتسديد في فترة زمنية محددة، تتراوح عادة من عدة أيام إلى سنة مالية أو سنة تقويمية.
تُسجل الشركات حسابات العملاء كأصول في ميزانيتها العمومية، حيث يُعتبر الالتزام payment القانوني على العميل بدفع الدين موجودًا. وتُعتبر حسابات العملاء أصولًا جارية، مما يعني أنها مستحقة الدفع من المدين في غضون سنة أو أقل.
إذا كانت لدى الشركة مستحقات، فهذا يدل على أنها قامت بعمليات بيع على الائتمان ولكن لم تستلم المبالغ المستحقة من المشتري. أي أن الشركة قبلت سندات دين قصيرة الأجل من عملائها. وفيما يلي بعض الشروط المتعلقة بحسابات العملاء التي قد تكون مفيدة:
الشروط
- نسبة دوران حسابات العملاء: تشكل مقياسًا رئيسيًا لقياس مدى كفاءة الشركة في تحصيل المستحقات من عملائها.
- متوسط فترة التحصيل: تشير إلى الوقت اللازم للشركة لاستلام المدفوعات من العملاء.
- الالتزامات المتداولة: تشير إلى الديون والالتزامات التجارية المستحقة للدائنين.
الأهمية الكبيرة لحسابات العملاء
ترتبط أهمية حسابات العملاء بامتلاك مجموعة كبيرة من العملاء، مما يساهم في تعزيز الربحية. وهذا أمر مُشجع! ولكن إذا تأخر بعض هؤلاء العملاء في الدفع، أو لم يقوموا بالسداد على الإطلاق، فقد يؤثر ذلك سلبًا على سير العمل.
تُعتبر المدفوعات المتأخرة من العملاء أحد الأسباب الرئيسية التي تؤدي إلى مشكلات التدفق النقدي في الشركات. لذا، فإن أحد أفضل الوسائل لمتابعة المدفوعات المتأخرة هو حساب نسبة دوران حسابات العملاء الخاصة بنشاطك التجاري.
آلية عمل حسابات العملاء
إذا كان عملك يرسل فواتير للعملاء الذين سيدفعون لاحقًا، فإن ذلك يعني أن لديك حسابات مدينة. وفيما يلي ، دليل سريع لتطبيق نظام حسابات العملاء.
إنشاء فاتورة الخدمات المقدمة
تأكد من أن فاتورتك تتضمن المعلومات الضرورية: التاريخ، معلومات العميل، الخدمات المقدمة، المبلغ المستحق، وتاريخ الاستحقاق.
إذا كانت لديك معلومات حول طلب الشراء من العميل، بالإضافة إلى بيانات الاتصال الخاصة بك، احرص على تضمينها أيضًا، مع ذكر شروط الدفع.
قم بتسجيل الحسابات المناسبة ضمن أنظمة المحاسبة الخاصة بك، والتي تشمل الحسابات المدينة ضمن مستحقات العملاء والمبيعات الائتمانية نفسها.
في حالة تلقيك دفعة، يجب أن تجعلها تظهر بشكل صحيح في حساباتك، سواء كان ذلك عبر حسابات المدين أو الدائن لعرض التغييرات.
كيف يمكنك تسريع دفع العملاء؟
قد تكون المتابعة مع العملاء الذين يتأخرون في الدفع مُتعبة وتستغرق الكثير من الوقت، ولكن معالجة هذه المشكلة مبكرًا يمكن أن يؤدي لتفادي العديد من المتاعب مستقبلًا. إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتشجيع العملاء على الدفع في الوقت المحدد.
تحديد سياسة ائتمانية واضحة
ضع إرشادات واضحة تمامًا حول الأوقات التي تستطيع فيها تقديم الائتمان لعملائك، وأوقات عدم قدرتك على ذلك. لا تتردد في تنفيذ تلك السياسة، حتى لو اقتضى الأمر رفض بعض الزبائن على المدى القصير.
قم بفحص العملاء الجدد، واطلب ودائع مقدمة على الطلبات الكبيرة، وحدد فترات الدفع للديون المتأخرة. هذه الشروط ستساعد العملاء الجدد في فهم جديتك في التحصيل منذ البداية.
تقديم حوافز مالية
تعتبر إحدى الطرق المُحرِّضة للجعل الزبائن يدفعون فواتيرهم بصورة أسرع هي تقديم خصم لهم مقابل الدفع المبكر. على سبيل المثال، تقديم خصم بنسبة 2٪ إذا تم الدفع في غضون 15 يومًا، يمكن أن يحث العملاء على الدفع بسرعة أكبر.
التواصل وتحديد مواعيد تذكير منتظمة
غالبًا ما يكون مجرد الاتصال الهاتفي مع العملاء وتذكيرهم بمعاملاتهم المتأخرة كافيًا لحثهم على الدفع. كما يمكنك استخدام رسائل التذكير عبر البريد الإلكتروني بانتظام (مثل بعد 15 و30 و45 و60 يومًا) لتذكير العملاء بمدفوعاتهم.
التحديات والمزايا المرتبطة بحسابات العملاء
تُشكل وجود كمية كبيرة من حسابات العملاء خطرًا محتملاً؛ حيث يعتمد نجاح هذا المفهوم كليًا على موثوقية المدين، كما تكون مسؤولية هامة على عاتق الشركة لضمان متابعة الفواتير والمدفوعات المعلقة.
حسابات العملاء القديمة قد تمثل خطرًا أيضًا، حيث أنه من غير المرجح سدادها بالكامل. لماذا يُقدم أي شخص ائتمان العملاء دون ضمان للتسديد؟ وفقًا للمحاسبة، يمكن أن تمتلك تأثيرًا إيجابيًا.
تعتبر حسابات العملاء جزءًا من رأس المال العامل، وتُعَد من الأصول في الميزانية العمومية. وبالتأكيد، هناك صناعات تستطيع أن تعمل بكفاءة مع وجود حسابات مدفوعة بشكل منظم ومُراقب.
هل تُعتبر حسابات العملاء أصولًا أم التزامات؟
تُعتبر حسابات العملاء أموالًا مستحقة الدفع من العميل. ولكن نظرًا لأن هذه المبالغ قابلة للتحويل إلى نقد في المستقبل، تُعتبر حسابات العملاء أصولًا.
ت apare despesas a imagem بين الأصول الجارية في الميزانية العمومية، وإذا كان على الشركة الانتظار أكثر من عام لتحويل حسابات العملاء إلى نقد، فإنه يعد من الأصول طويلة الأجل.
أمثلة توضيحية على حسابات العملاء
لنفترض أن شخصًا يرغب في شراء كشك حديقة يُكلف 3000 جنيه، ولكنه لا يملك هذا المبلغ عند الشراء من تاجر. ورغم ذلك، يوافق التاجر على منح هذا الشخص فترة 30 يومًا لتسديد الدين. خلال هذه الفترة، سيكون لدى التاجر 3000 جنيه مُسجلة في حساباته المستحقة.
عندما يقوم الزبون بتسديد المبلغ، سيكون المبلغ قد عاد إلى مبيعاته أو تدفقه النقدي. هذا يُعتبر مثالًا بسيطًا لكيفية عمل الأمور في سيناريو مثالي. ولكن ماذا لو لم يسدد الشخص الدين خلال 30 يومًا؟
في هذه الحالة، ستظل الأموال مستحقة، وقد يتعرض التاجر للمشاكل المالية. لذا، فإن الخطوة التالية تكون إما التواصل مع العميل أو حتى التوجه لوكالة تحصيل.
من المهم أن نأخذ بعين الاعتبار أن الشركات التي تبيع عن طريق الائتمان قد لا تمتلك فرصة استرداد مجموع المبلغ المستحق على البنود المباعة.