المحاسبة
تعتبر المحاسبة (بالإنجليزية: Accounting) إحدى المكونات الأساسية في كافة أنواع المؤسسات؛ حيث تلعب دوراً حيوياً في تحقيق الاستقرار المالي. يُسهم عمل المحاسبين في تقييم الثروات المالية للشركات، بما في ذلك معدلات السيولة والأرباح. في غياب المحاسبة، تواجه الشركات صعوبة في اتخاذ القرارات المتنوعة، سواء اليومية (قصيرة الأجل) أو طويلة الأجل. يمكن تعريف المحاسبة على أنها علم يعتمد على استخدام المعلومات المالية لجمع ومعالجة وتصنيف البيانات المالية الخاصة بالأفراد والمنشآت.
نظم المعلومات المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية (بالإنجليزية: Accounting Information Systems)، والمعروفة اختصاراً بـ (AIS)، هي أنظمة مسؤولة عن تقديم تقارير مالية وإحصائية تسهم في اتخاذ قرارات إدارية مؤثرة، سواء داخل المؤسسة أو مع الأطراف الخارجية مثل المستثمرين والدائنين. تعرف نظم المعلومات المحاسبية بأنها الأنظمة المسؤولة عن إعداد التقارير المالية للأطراف المعنية، سواء الداخلية أو الخارجية. تعتمد هذه النظم على معالجة البيانات المتعلقة بالمعاملات المالية لتوفير المعلومات اللازمة للأقسام ذات الصلة، وتتفاوت أشكالها تبعاً لمجموعة من العوامل مثل حجم الأعمال ونوع النشاط التجاري وكمية البيانات وغيرها.
خصائص نظم المعلومات المحاسبية
تتميز نظم المعلومات المحاسبية بمجموعة من الخصائص، أبرزها:
- التركيز على تحقيق دقة وسرعة عالية أثناء معالجة البيانات المالية.
- تقديم المعلومات الضرورية للإدارة في الوقت المناسب، مما يعزز اتخاذ القرارات بين الخيارات المتاحة.
- توفير معلومات ملائمة للإدارة بغرض الرقابة والتقييم على جميع الأنشطة الاقتصادية داخل المنشأة.
- المساعدة في تخطيط الأعمال المستقبلية للمنشأة، سواء كانت طويلة، متوسطة، أو قصيرة الأجل.
- السعي نحو الإنجاز المستمر لتحقيق الأهداف المحددة.
- توفير مرونة كافية للنظم بما يسمح بتطويرها وتعديلها لمواكبة الاحتياجات والتغيرات المستمرة.
- تصميم هذه النظم لتلبية احتياجات المهام الإدارية المختلفة، مما يزيد من فعاليتها في اتخاذ القرارات والتخطيط والتنسيق بين الأقسام المختلفة.
أقسام نظم المعلومات المحاسبية
تتكون نظم المعلومات المحاسبية من مجموعة من الأقسام الضرورية لنجاح هذه النظم، وفيما يلي توضيح لهذه الأقسام:
- قسم جمع البيانات: يُعنى بجمع البيانات من البيئات المحيطة بالشركة، حيث تشكل هذه البيانات العناصر الضرورية لقسم المحاسبة، ويتأثر نوع البيانات بجوانب عمل المنشأة ومخرجاتها.
- قسم معالجة البيانات: يتم من خلاله تسجيل، وترصيد، وتحليل، وتوصيل المعلومات عن طريق استخدام أنظمة محاسبية تقليدية أو متطورة، ويمكن تقسيمه إلى:
- المعالجة الجزئية: تعتمد على برامج خاصة بعناصر محددة من نظم المعلومات المحاسبية.
- المعالجة المتكاملة: تركز على الربط بين مختلف أجزاء نظم المعلومات الإدارية والمحاسبية، ويتم تقسيمها إلى ثلاثة مستويات:
- تكامل البيانات: يشمل إنتاج المعلومات الضرورية بشكل متزامن.
- تكامل الإجراءات: يتعلق بتسجيل الأحداث الهامة على جميع الملفات المرتبطة.
- تكامل قاعدة البيانات: يعكس تكامل البيانات في نظم إدارة قواعد البيانات ويساهم في حماية البيانات المجمعة.
- قسم حفظ المعلومات أو البيانات: يهتم بتخزين المعلومات الخاصة بالمحاسبة في ملفات يدوية أو آلية لاستخدامها عند الحاجة للمراجعة.
- قسم توزيع ونشر المعلومات: يُسهم في توفير المعلومات حول نتائج نظم المعلومات المحاسبية، مثل تقارير التكاليف والقوائم المالية.
- قسم التغذية الراجعة: يُعيد جزءاً من النتائج إلى المدخلات لتقديم دعم أو اعتراض مناسب.
أهداف نظم المعلومات المحاسبية
تهدف نظم المعلومات المحاسبية إلى تحقيق مجموعة من الأهداف العامة، منها:
- تشغيل البيانات: المساهمة في تسجيل العمليات وفقاً للمستندات المعتمدة من جهة مختصة.
- توصيل المعلومات: إرسال المعلومات للأقسام المعنية في التوقيت المناسب.
- توفير الثقة في البيانات: التأكد من تسجيل كافة العمليات بشكل دوري والتحقق من صحة الأرصدة.
- حماية الأصول: تأمين كافة الأصول عند حيازتها أو انتقالها والحرص على الفصل بين مهام حيازة الأصول ومسك الدفاتر المحاسبية.
عوامل تؤثر على نظم المعلومات المحاسبية
تتأثر كفاءة نظم المعلومات المحاسبية بعدة عوامل، تنقسم إلى نوعين:
- العوامل الداخلية: تشمل جميع الموارد البشرية والمادية والبرمجية المتاحة ضمن نظام المعلومات المحاسبية والنشاطات ذات الصلة.
- العوامل الخارجية: تمثل العناصر المتواجدة خارج نطاق المنشأة، والتي تتعلق بالاحتياجات التشغيلية من المعلومات الخاصة بالتطورات التكنولوجية والسوق والمنافسة.