فهم الوثيقة الإدارية
تُعرّف الوثيقة الإدارية كما يلي:
- الوثيقة الإدارية تمثل مجموعة من الوثائق التي تُعدّها الإدارة بواسطة موظفيها، وتُستخدم كوسيلة للتواصل مع المصالح الإدارية الأخرى، حيث تُساعد في تنفيذ العمليات الإدارية المتنوعة لتحقيق الأهداف المنشودة.
- تعتبر هذه الوثيقة رسمية إذا تم تحريرها باسم شخص معين، أو باسم المنشأة العامة في حالة الوثائق الإدارية.
- تتضمن مجموعة من الأوراق أو السجلات النظامية التي تصدر عن الجهات الإدارية المخولة قانونياً أو تنظيمياً لهذا الغرض.
- تشمل سجلات أو مجموعة من الوثائق التي أُصدِرت بشكل قانوني ومنظم، وتحتوي على معلومات مفصلة، وهي ناتجة عن جهات إدارية قد تكون مركزية أو محلية أو عامة، وتعمل كأداة للتعبير عن مواقف الإدارة أو تأكيد أحداث معينة.
- تشمل الوثائق التي تغطي الأنشطة والأعمال الخاصة بالمؤسسات، الوزارات، والدوائر الحكومية.
أنواع الوثيقة الإدارية حسب شكلها
تنقسم الوثائق الإدارية وفقاً لشكلها إلى الأنواع التالية:
المخطوطات
تُعرف المخطوطات أنها ما تم تدوينه باليد، ويميزها عن الخطاب أو الوثائق الأخرى، بما في ذلك الكتب التي كُتبت قبل عصر الطباعة.
الأرشيف الورقي
يتضمن الأرشيف الورقي جميع النصوص والمواضيع التي تم كتابتها لأغراض متعددة، وليس بهدف نشرها، ويحتوي أيضاً على وثائق رسمية مطبوعة مثل المعاهدات والقوانين والمراسيم، بالإضافة إلى وثائق خاصة تعتبر هامة على قدم المساواة بالوثائق الرسمية.
الأرشيف الإلكتروني
يتكون الأرشيف الإلكتروني من مجموعة من الرموز المسجلة على مواقع أو تطبيقات إلكترونية، ويُعتبر الركيزة الأساسية للمعلومات الرقمية، مما يستدعي استخدام تقنيات خاصة للقراءة والاستفادة. الوثائق الإلكترونية تُتيح الوصول الفوري للمعلومات مقارنة بالوثائق الورقية التي تتطلب تجهيزاً خاصاً.
من مميزات الوثائق الإلكترونية السرعة في الاستخدام والقدرة على النسخ، والتعديل، والتبادل، فضلاً عن كفاءتها العالية في تخزين المعلومات، بينما تفتقر بعض هذه الوثائق إلى الأصالة وقد تواجه صعوبات في الوصول بسبب عدم وجود نظم رقابية فعالة.
تتضمن أنواع الوثائق الإلكترونية: الأقراص الصلبة، البريد الإلكتروني، وملفات معالجة النصوص التي تحتوي على معلومات تتعلق بأنشطة أو أفكار معينة.
أنواع الوثيقة الإدارية حسب النشاطات
تنقسم الوثائق الإدارية وفقاً لنشاطاتها إلى الأصناف التالية:
الوثائق السياسة
تعرف بأنها السجلات المرتبطة بالمؤسسات، مثل الخطط والأساليب والأنظمة المعتمدة لأداء مسؤولياتها. تشمل هذه الوثائق ثلاث فئات رئيسية:
- الوثائق التنظيمية: مثل الميزانيات، وكشوفات الميزانية، والسجلات المالية، والمخططات الهيكلية.
- الوثائق الحاكمة: تشمل الكتيبات، التوجيهات، الأوامر، والتفسيرات من السلطة العليا، بالإضافة إلى ملفات المراسلات للمسؤولين.
- وثائق الإبلاغ: تشمل التقارير السنوية، والتقارير الدورية، وتقارير الإنجازات، وجلسات الاستماع، وكتب الاجتماعات والمواعيد.
الوثائق التشغيلية
تتعلق هذه الوثائق بالإجراءات والنظم الإدارية المطلوبة لتنفيذ العمليات، وهي تعكس القيمة التشغيلية للسجلات في إدارة الأعمال، ويتضمن ذلك التفويضات والسجلات الإجرائية.
وظائف الوثيقة الإدارية
تُؤدي الوثيقة الإدارية العديد من الوظائف، منها:
- تحديد المركز القانوني للفرد داخل إدارة معينة: مثل قرارات التعيين أو قبول الاستقالة، حيث تُحدد هذه الوثائق المكانة القانونية للفرد ضمن التسلسل الإداري.
- تعمل كأداة قانونية للتواصل مع الآخرين: حيث يُعتبر الاستدعاء أحد الأمثلة التي تسمح بالإدارة باستدعاء أفراد خارجيين لتحقيق مصالحها.
- وسيلة لتحويل وثائق: تتيح الوثيقة الإدارية الاعتراف من جهات داخلية أو خارجية لاستلام ملفات من جهة معينة، مع تحديد الجهة المستلمة والأهداف.
- الإعلام: كإصدار الإدارة وثيقة لإبلاغ الموظفين بقرار معين أو رفع تقرير من الموظف إلى المدير بشأن حدث ما.
- التوجيه: مثل إصدار مذكرات لضبط سلوكيات العمال، وتحديد مواعيد العمل، وإدارة حركة الموظفين.