مفهوم إدارة الاجتماعات
تشير إدارة الاجتماعات إلى عملية التخطيط والتنظيم لحجز مكان الاجتماع لمجموعة معينة من الأفراد، إلى جانب القدرة على إدارتها بفعالية للوصول إلى النتائج المرغوبة. وفقًا لبعض الدراسات، يُقدر أن الموظف العادي يقضي حوالي 30% من وقت العمل في الاجتماعات.
تعتبر إدارة الاجتماعات عملية حيوية تعزز من إنتاجية الاجتماعات، حيث تساعد على إدارة الوقت بشكل فعّال من أجل تحقيق أهداف الفريق. وعندما تفتقر الاجتماعات إلى الإدارة الجيدة، فإن ذلك يمكن أن يؤثر سلبًا على النتائج النهائية، مما يؤدي إلى هدر الوقت والمال.
خطوات لتحقيق إدارة اجتماعات فعالة
يمكن اتباع مجموعة من الخطوات البسيطة التي تهدف إلى تعزيز فعالية إدارة الاجتماعات، ومن هذه الخطوات:
تحديد هدف واضح
يجب أن يتم تحديد ما إذا كان هدف الاجتماع هو توليد أفكار جديدة، جمع المعلومات، اتخاذ القرارات، أو قد يكون هناك أكثر من هدف. لكن العامل الأساسي لنجاح الاجتماع يكمن في وجود هدف واضح وجدول أعمال محدد؛ بدون ذلك، لن يتمكن الاجتماع من تحقيق النتيجة المطلوبة.
ينبغي أن يبدأ كل اجتماع بتوضيح الهدف النهائي لعقده، حيث إن الاجتماعات هي أحداث تجارية موجهة نحو أهداف محددة، وإذا تم البدء برؤية واضحة، ستثمر الاجتماعات عن نجاح ملحوظ.
عقد الاجتماعات خارج المكتب
تعتبر الاجتماعات خارج مكتب العمل خيارًا مثاليًا لتفادي الشعور بالخمول أثناء الاجتماع. عند ملاحظة التعب على وجوه الموظفين والطاقة المنخفضة بالإضافة إلى قلة الابتكارات، قد يكون الوقت مناسبًا للخروج للاجتماع.
يمكن للمدير اصطحاب فريقه إلى مقهى محلي أو حديقة؛ إذ أحيانًا تكون تغير البيئة هي المفتاح لإعادة النشاط وتنشيط الأفكار. من المهم كذلك متابعة الفريق بعد الاجتماع لمعرفة ما إذا وجد الأعضاء أن هذا التغيير كان مثمرًا، وإذا لم يكن كذلك، ينبغي تجربة أسلوب آخر.
التحضير المسبق
يُعتبر التحضير الجيد قبل بدء الاجتماع عنصرًا أساسيًا لنجاحه. لذا، من الضروري توزيع جدول أعمال على جميع المشاركين، والذي يجب أن يتضمن ما يلي:
- قائمة المواضيع التي سيتم تناولها.
- وصف موجز لأهداف الاجتماع.
- أسماء الأشخاص المشاركين في الاجتماع.
- أسماء الأشخاص المسؤولين عن تقديم كل موضوع.
- التاريخ والمكان المحددين للاجتماع.
- معلومات إضافية يحتاجها المشاركون حول موضوع الاجتماع.
تحديد عدد المشاركين في الاجتماع
ينبغي أن يُحدد الاجتماع ليشمل فقط الأشخاص الذين سيكون لتواجدهم تأثير مباشر عليه. أما بالنسبة للآخرين، يمكن تقديم ملخص عقب انتهاء الاجتماع لتلبية احتياجاتهم. الهدف من الاجتماعات هو اتخاذ القرارات وليس مجرد تبادل المعلومات، لذا فإن وجود أشخاص غير معنيين قد يجعل الاجتماع يبدو مضيعة للوقت.
الالتزام بمواعيد الاجتماعات
يمكن أن يتسبب وصول بعض الأعضاء متأخرين لمدة تتراوح بين 5 إلى 10 دقائق في زيادة فترة الاجتماع بمقدار مماثل. انتظار من يتأخر يعتبر غير عادل تجاه الذين يصلون في الوقت المحدد. لذلك، يجب بدء الاجتماع في الوقت المحدد له دون تأجيل.