نظم المعلومات الإدارية
تُعتبر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من العناصر المتكاملة، تهدف إلى جمع المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات المناسبة المتعلقة بموضوعات محددة. لذا، يُعتبر دقة ووضوح المعلومات المجمعة عاملاً حيويًا، حيث أن أي خلل في عملية جمع المعلومات قد يؤثر سلبًا على فعالية نظم المعلومات الإدارية في تحقيق أهدافها.
تتصل نظم المعلومات الإدارية ارتباطًا وثيقًا بالواقع الوظيفي داخل المؤسسات والشركات، حيث يعتمد اتخاذ أي قرار ضمن بيئة العمل على المعلومات المقدمة من قبل فريق متخصص في جمع البيانات. يجب أن يتمتع هذا الفريق بالدقة والخبرة، مما يمكنه من الاستفادة من التجارب السابقة، وتجنب البيانات التي لا تسهم في اتخاذ قرارات جديدة، مما يسهل عملية صنع القرار بشكل كفء وفعال.
أهمية نظم المعلومات الإدارية
تتضمن نظم المعلومات الإدارية أهمية كبيرة تتعلق بواقع المنشآت، وتشمل النقاط التالية:
- تُعتبر من العناصر الأساسية التي تسهم في نجاح المؤسسات والشركات.
- تعكس التطور التقني الحديث في عالم الأعمال.
- تساهم في تعزيز القدرة التنافسية بين مختلف القطاعات.
- تساعد في الوصول إلى قرارات مدعومة بمعلومات دقيقة.
- تُعد عاملًا مؤثرًا في أداء المؤسسات، تزامنًا مع التأثيرات الاقتصادية المحيطة.
شروط المعلومات الإدارية
لضمان صحة المعلومات، يجب أن تتوافر فيها مجموعة من الشروط، وهي:
- التوقيت: يُعتبر توقيت الحصول على المعلومات ضروريًا لاتخاذ القرارات المناسبة في الوقت المناسب.
- الدقة: ينبغي أن تكون المعلومات دقيقة وواضحة في جميع تفاصيلها.
- التأكد: من المهم التحقق من مصادر المعلومات وموثوقيتها.
- الاختصار: ليس من الضروري أن تتضمن المعلومات الكثير من الكلمات، بل يمكن أن تكون مختصرة دون المساس بالمعنى.
- الكمال: يجب أن تكون المعلومات شاملة ولا تحتوي على أي غموض.
مكونات نظم المعلومات الإدارية
تتكون نظم المعلومات الإدارية من مجموعة من المكونات الأساسية، وهي:
البيانات
تُعتبر البيانات العنصر الأول في نظم المعلومات الإدارية، وتعتمد عليها بصورة مباشرة، حيث تضم جميع المحتويات الممكن الحصول عليها، مثل النصوص والصور والتسجيلات المرئية، وكل ما يتعلق بطبيعة العمل. على سبيل المثال، إذا كانت الشركة بحاجة لشراء طابعة جديدة، يبدأ الفريق بجمع المعلومات عن كافة أنواع الطابعات المتاحة في السوق.
المعلومات
تتشكل المعلومات من خلال ربط البيانات المجمعة معًا، حيث تعد دقة جمع البيانات أمرًا محوريًا لضمان صحة المعلومات. على سبيل المثال، بعد تجميع المعلومات الخاصة بالطابعة المطلوب شراؤها، يتم تكوين صورة واضحة حول الأنواع والأسعار والمواصفات المتاحة للاختيار من بينها.
وسائل الاتصال
تشير وسائل الاتصال إلى الطرق المستخدمة للتواصل بين عناصر ومكونات نظم المعلومات الإدارية ضمن الشركة، لضمان توصيل المعلومات إلى الإدارة من أجل اتخاذ القرارات المناسبة. كمثال، يتم إرسال المعلومات المتعلقة بالطابعات المتاحة إلى الإدارة لاختيار الأنسب وتوفير الميزانية اللازمة للشراء.
التطبيقات والبرامج
تمثل التطبيقات والبرامج الربط بين تكنولوجيا المعلومات ونظم المعلومات الإدارية، حيث تشمل توثيق تفاصيل القرارات المتخذة والبيانات والمعلومات التي أدت إلى الوصول إليها. من خلال هذه التطبيقات، يمكن الاحتفاظ بكافة الخطوات المتبعة للوصول إلى النتائج النهائية.