الوقت
يُعدّ الوقت مورداً قيماً في حياة الأفراد والمجتمعات، إذ يمكن الوصول إلى الأهداف المنشودة من خلال إدارته بشكل فعال. ويشير مصطلح “وقت” إلى كمية من الزمن أُعدّت لأغراض معينة، حيث يُستخدم في العبارات مثل “بقي وقتاً عنده” للدلالة على مقدار من الزمن. أما من الناحية الاصطلاحية، فهو مفهوم يرتبط بالزمن والأنشطة التي يمكن إنجازها خلاله، ويشكل العنصر الأساسي للحياة المتاحة للجميع.
تعريف إدارة الوقت
تعتبر إدارة الوقت جزءاً أساسياً من الإدارة بشكل عام، حيث يمثل الوقت الوسيلة التي تتبعها الإدارة لتحقيق أهدافها بكفاءة. وقد تم تعريف إدارة الوقت بطرق متعددة، تجمعها جميعاً على التركيز على إنجاز الأعمال بفعالية مع خفض التكاليف واستخدام وسائل أفضل لتحقيق الأهداف المرجوة. ومن بين التعريفات المتعددة ما يلي:
- عرّفها (العجمي) بأنها “إدارة الأنشطة والأعمال التي تُؤدى في الوقت، مما يعني الاستخدام الأمثل للوقت والموارد المتاحة، بطريقة تؤدي إلى تحقيق أهداف هامة، وتتطلب معرفة كيفية استغلال الوقت الحالي وتحليله والتخطيط للاستفادة منه في المستقبل بطريقة فعالة”.
- عرّفها (هايل) “بتوجيه القدرات الشخصية للأفراد وإعادة تشكيلها للقيام بالمهام المطلوبة وفقاً للقواعد والنظم السارية، مما يعني توجيه الإدارة الداخلية للفرد نحو الأداء المطلوب وفق بتوقيتات محددة”.
- عرّفها (صلاح عباس) بأنها “دراسة الحركة والزمن التي تمكننا من تحديد الوقت اللازم لإنجاز جزء من العملية دون إضاعة للزمان، مما يتيح وقتاً متاحاً لإنجاز أجزاء أو عمليات تكميلية، مما يضمن إنجاز الأعمال في الوقت المحدد وبكفاءة عالية”.
استناداً إلى التعريفات المذكورة، يمكن القول إن إدارة الوقت تعني الاستغلال الأمثل للوقت والقدرات الشخصية لتحقيق الأهداف المحددة، مع الحفاظ على توازن بين الحياة الخاصة ومتطلبات العمل، وتلبية احتياجات العقل والجسد والروح.
أهمية إدارة الوقت
تتضح أهمية إدارة الوقت من خلال عدة جوانب، أبرزها ما يلي:
- تعتبر واحدة من الأدوات الحيوية والفاعلة في نجاح المؤسسات، وتعزيز التنمية وتحقيق الأهداف بكفاءة.
- ترتبط بجميع عناصر الإدارة مثل اتخاذ القرار، والرقابة، والتخطيط.
- تسهم في تحقيق الإنجازات من خلال الرضا والفعالية، مما يزيد من قيمة العمل والتنمية بين العاملين.
- تساعد على تحديد اتجاهات المدراء في العمل وقيمهم وأساليب إدارتهم.
- تؤثر بشكل مباشر على كيفية استغلال الموارد الأخرى، حيث يُعد الوقت عاملاً مهماً في حيوية الإدارة وأهميتها.
مفاتيح إدارة الوقت
تتضمن المفاتيح الأساسية لإدارة الوقت بنجاح ما يلي:
- تحليل الوقت: وذلك بوضع سجل للأنشطة اليومية على مدار أسبوع كحد أدنى، مما يشكل أساساً للتحليل الناجح للوقت.
- التخطيط: يتطلب ذلك التخطيط على الأمدين القصير والطويل بما يتماشى مع الأهداف والأحداث، لتحقيق استخدام فعال للوقت.
- الأهداف والأولويات: إن السعي لتحقيق الأهداف المخطط لها يجلب نتائج أكثر فعالية من السعي لتحقيق الأهداف بشكل عشوائي.
- التقدير: حيث يُفضل أن تكون الوقاية أكثر فعالية من العلاج.
- الكفاءة: تعني إنجاز المهام بشكل صحيح، حيث أن أي جهد يبذل في أوقات غير مناسبة أو لمهام غير ملائمة سيكون غير مجدي.
- بدائل: تعني ضرورة إيجاد خيارات بديلة تمكّن الفرد من اختيار الحلول الأكثر فعالية.
- المواعيد النهائية: ممارسة الانضباط الذاتي للالتزام بالمواعيد، مما يساعد في التغلب على التردد والتأجيل.
- الاختصار: يسهم في زيادة الفهم والوضوح.
- تقليل الروتين: التركيز على الأهداف العامة للمؤسسة وتقليل المهام الروتينية، أو تفويضها أو دمجها.
خطوات إدارة الوقت بشكل فعّال
تتضمن إدارة الوقت الناجحة عدة خطوات، منها ما يلي:
- مراجعة الخطط والأهداف والأولويات، لأن عدم وجود خطط سليمة وأهداف واضحة يجعل تنظيم الوقت أمراً صعباً.
- الاحتفاظ بخطة زمنية، إذ تساعد هذه الخطوة في تحقيق الأهداف على المدى القصير.
- إعداد قائمة بالإنجازات اليومية، مع ضمان تضمن فترات للراحة وعدم تحميل القائمة بمهام كثيرة.
- إغلاق منافذ الهروب، لا يجب الهروب من المسؤوليات والمهام، مثل التسويف والكسل، لأنها تعرقل النجاح وتسبب مشاعر الإحباط.
- الاستغلال الأمثل للأوقات الضائعة بين المهام، مثل فترات الانتظار والسفر، حيث يمكن استغلالها في قراءة أو تأمل أو أي نشاط مفيد.
- عدم الاهتمام بالأمور العاجلة غير الضرورية، لأنها تستهلك الوقت وتقلل من الفعالية، لذا يجب وضع معايير تلائم الفعالية والضرورة بعد تحديد الأولويات.