تعريف التخطيط
تتضمن الإدارة مجموعة من الوظائف الأساسية تشمل التخطيط، والتنظيم، والتوظيف، والقيادة. يُعتبر التخطيط أهم هذه الوظائف، إذ يشكل الأساس الذي تُبنى عليه الوظائف الأخرى. يعرف التخطيط بأنه وضع برنامج لتحقيق هدف محدد من خلال تحديد الموارد والمهام والإجراءات والجداول الزمنية اللازمة لتحقيقه. يعكس الهدف المقصد المستقبلي الذي تطمح المنظمة للوصول إليه، مما يبرز الفارق بين الهدف والخطة؛ فالهدف يحدد الغاية المستقبلية، بينما توضح الخطة الوسائل المتاكدة لتحقيق ذلك.
يشمل مفهوم التخطيط فكرتين أساسيتين: تحديد الأهداف المستقبلية للمنظمة وأساليب تحقيقها. عادةً ما يتم التخطيط من قبل مديري المنظمة، حيث يتنبأ هؤلاء بالمخاطر المحتملة في المستقبل، مما يساعد على إدارة العمل على المدى الطويل. تُسهم عملية التخطيط أيضًا في مساعدة المديرين على حل المشكلات وتطوير استراتيجيات تسهيل الأعمال، بالإضافة إلى إعداد المسار الأمثل لتحقيق الأهداف في النهاية.
خصائص التخطيط
يمتاز التخطيط بعدة خصائص رئيسية، وهي كما يلي:
- أهم وظيفة إدارية: يعد التخطيط الوظيفة الإدارية الأهم، حيث يتم تنفيذ الخطط خلال تطبيق الوظائف الأخرى لتحقيق الأهداف المعينة.
- توجيه نحو هدف معين: يحدد التخطيط أهداف المنظمة، ثم يختار الطرق المحتملة ويقرّر الأنسب لتحقيق سير العمل والوصول للهدف المنشود.
- عملية واسعة الانتشار: يتطلب التخطيط تطبيقه في جميع القطاعات والمستويات، مع اختلاف نطاق التخطيط في كل مستوى.
- عملية مستمرة: تضع الخطط طبقاً لفترات محددة (شهر، سنة) وبعد انتهاء هذه الفترة، يُعاد وضع خطط جديدة لمواكبة الظروف الراهنة والمستقبلية، مما يجعل التخطيط عملية مستمرة تُنفذ بمراحل متتابعة.
- عملية فكرية: تتطلب عملية التخطيط عصفًا ذهنيًا وتمرينًا عقليًا يتضمن التفكير، والابتكار، والإبداع.
- عملية مستقبلية: تشمل عملية التخطيط النظر للمستقبل ودراسته وتحليله، كما تتطلب التنبؤ بالتحديات المحتملة والقيام بإجراءات لتفاديها.
- عملية مهمة لصنع القرار: تُطرح خيارات متعددة لتحقيق الأهداف، حيث يتم اتخاذ القرار الأفضل بناءً على تحليل النتائج المحتملة.
أهمية التخطيط
تتجلى أهمية التخطيط في النقاط التالية:
- تحديد أهداف المنظمة وتوضيحها، ويعمل كمرجع لاتخاذ الإجراءات المناسبة في المستقبل.
- يوجه التخطيط المدير نحو المسار الأنسب لاتخاذ القرارات المطلوبة.
- يسهم التخطيط في تقليل المخاطر من خلال توقع الأحداث المحتملة والاستعداد لمواجهتها بالإجراءات اللازمة.
- يعمل التخطيط كمقياس يُستخدم لتقييم الأداء الفعلي للمنظمة، حيث يصعب التحكم في أي شيء من دون تخطيط ملائم.
- يستخدم التخطيط كمعيار لاختيار البدائل المناسبة، مما يساعد في تجنب القرارات المتسرّعة.
- يعزز التخطيط من القدرة التنافسية للمنظمة، حيث تؤدي الأعمال المخطط لها بشكل مسبق إلى نتائج أفضل.
- يعمل على تحسين إنتاجية الموظفين، حيث يؤدي تحديد الأهداف بوضوح إلى تعزيز الروح المعنوية وتقليل الاحتكاك بين الأقسام.
- يُعتبر التخطيط عملية منسقة بفاعلية، حيث تنظم وترتبط الموارد المادية والبشرية.
- يحفز التخطيط على الابتكار، حيث يجب على المديرين البحث عن أفكار جديدة لمواجهة التحديات.
أنواع التخطيط
يمكن تصنيف التخطيط إلى أربعة أنواع، كما يلي:
- التخطيط الاستراتيجي: هو مفهوم شامل يهتم بتشكيل استراتيجيات لتحقيق أهداف محددة وتنفيذها وتقييم النتائج وفقًا لاحتياجات المؤسسة الطويلة الأجل.
- الخطط التكتيكية: تفصيل للخطط الاستراتيجية، حيث تركز على العمليات المحددة التي تؤدي إلى تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
- الخطط التشغيلية: تُعنى بجميع العمليات اليومية، ويُخطط لها من قبل المدراء في المستويات الدُنيا، وتهتم بتفاصيل المهام اليومية بكفاءة.
- خطط الطوارئ: تشمل التخطيط للحالات الطارئة والأزمات الكبيرة، إذ يتم إعدادها لمواجهة المخاطر المحتملة.
ماذا يتضمن التخطيط؟
يتضمن التخطيط الناجح عدة خطوات، على النحو التالي:
- تحديد الأهداف لفترة زمنية معينة.
- صياغة الأفكار لتحديد مسار العمل الذي يمكن أن يحقق أهداف المنظمة المحددة.
- تقليل الفجوة بين الوضع الحالي للمنظمة وأين تريد أن تصل.
- تقييم جميع المسارات البديلة واختيار الأنسب لتحقيق الأهداف.
- تقديم نظرة عقلانية للمستقبل من أجل تحقيق الأهداف المحددة.
تصنيفات الخطط
يتم تصنيف الخطط وفقاً لمعايير مختلفة، كما يلي:
- الأهمية: تصنف الخطط إلى استراتيجيات وتكتيكات وتشغيلية، حيث تهتم الخطط الاستراتيجية بكل المنظمة، بينما تركز الخطط التكتيكية على أجزاء معينة.
- الزمن: تصنف الخطط حسب مدتها الزمنية إلى قصيرة ومتوسطة وطويلة الأمد.
- المستوى: تشمل الخطط على المستوى المركزي، الوظيفي، ومستوى العمل.
- المستوى الشكلي: تشمل الخطط الرسمية التي تُنفذ بناءً على خطوات موثقة، وغير الرسمية التي تُنفذ بشكل غير موثق أو دون خطوات صارمة.
- النهج: تشمل الخطط الاستباقية التي تُعد للتخطيط المستقبلي، وخطط رد الفعل التي تُعتبر استجابة للأحداث غير المتوقعة.
الخلاصة
يُعتبر التخطيط من الوظائف الأساسية والأهم في الإدارة، حيث تُبنى عليه الوظائف الأخرى. تُحدد هذه الوظيفة الأهداف المستقبلية للمنظمة وتحدد الوسائل لتحقيقها، وتقدم بدائل لاختيار المسار الأنسب. كما تتنبأ بالتحديات المستقبلية وتضع الخطط المناسبة للإدارة. ويشمل التخطيط أنواعًا متعددة، مثل التخطيط الاستراتيجي، والخطط التشغيلية والتكتيكية إضافةً إلى خطط الطوارئ.