الدعم الإداري
يُشار إلى الدعم الإداري، المعروف أيضًا بالمساعد الإداري، بأنه فئة وظيفية هامة تتطلب تعيين مختص لتقديم الدعم الإداري بكافة أنواعه للأفراد والجماعات في مختلف المؤسسات التجارية.
يمكن أيضًا وصف الدعم الإداري بأنه الشخص المكلف بتنفيذ المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتير، ومن أبرز هذه المهام كتابة المستندات، تنظيم الملفات، الرد على المكالمات الهاتفية، وتدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات والفعاليات المختلفة. بالإضافة إلى ذلك، قد يتولى أيضًا مسؤولية الإشراف على الخدمات اللوجستية، مما يجعله عنصرًا فعالًا في التعاون مع المشرفين على المشاريع الحيوية للمنشأة.
أدوار الدعم الإداري
تتميز وظيفة الدعم الإداري بأنها تختلف عن وظيفة السكرتير بمدى اتساع نطاق المهام المرتبطة بالخدمات اللوجستية، مثل طلب المعدات والأدوات المكتبية، وإدارة الوثائق المتداولة داخل وخارج المؤسسة، وتنظيم الجداول الزمنية وتنسيقها.
كذلك، يُعتبر المساعد الإداري مصدرًا رئيسيًا للمعلومات بالنسبة للجمهور، حيث يمدهم بالمعلومات اللازمة ويكون في بعض الأحيان الممثل الرسمي للشركة في المواقف التي تتطلب اتخاذ قرارات حاسمة.
يمكن أيضًا تكليف المساعد الإداري بتدريب الموظفين الجدد، خاصةً الذين سيشغلون وظائف إدارية حساسة تتطلب خبرته في العمليات والمعايير المتبعة داخل المؤسسة، وطريقة التعامل مع المعلومات والمعدات المكتبية. وفيما يلي بعض المسؤوليات الأساسية للدعم الإداري:
- تقديم المساعدة في جميع جوانب التنظيم الإداري، مع الحرص على تحديث الدليل الإداري بشكل دوري.
- مراقبة دقة مستويات المخزون، وتنظيم وإدارة جرد الأصول والإمدادات، بالإضافة إلى التعامل مع الموردين والفواتير.
- حل المشكلات بشكل استباقي من خلال التنسيق المستمر بين الأقسام المختلفة.
- جدولة المهام المتعلقة بالاجتماعات والمقابلات وما يتطلبه ذلك من تنسيق.
- إرسال الرسائل والطرود وصياغة الفاكسات.
- استخدام برامج MS-OFFICE لإعداد المراسلات التجارية.
أنواع الدعم الإداري
تتضمن أنواع الدعم الإداري ما يلي:
- موظف إداري تحت مسمى مساعد إداري، يتم تعيينه خصيصاً لبعض الفرق والأقسام داخل شركة معينة لتعزيز جوانب إدارة الأقسام مثل الموارد البشرية، التسويق، وتقنية المعلومات.
- السكرتير، المعروف أيضًا بالمساعد التنفيذي، وهو الشخص المسؤول عن تقديم الدعم للأفراد ذوي المناصب الرفيعة في المؤسسة، وعادة ما يتعامل مع المعلومات والبيانات الخاصة بهم.
- موظف الاستقبال، الذي يختص بالإجابة على المكالمات الهاتفية، تسجيل واستلام الرسائل، بالإضافة إلى استقبال زوار المكتب.
- مساعد المشاريع، الذي يركز على دعم المشاريع داخل المؤسسة.
- المساعد الشخصي.
- الموظف المكتبي، الذي يتولى حفظ الملفات وإدخال البيانات بشكل مكتبي.
- مساعد الحسابات.
- مساعد الإنتاج.