ما هي شجرة الحسابات؟
تشير بعض المصادر المحاسبية إلى مفهوم شجرة الحسابات (بالإنجليزية: Account Tree) أو مخطط الحسابات (بالإنجليزية: Chart Of Accounts) كإطار شامل يُغطي جميع الحسابات المالية المسجلة في دفتر الأستاذ العام للمنشأة.
تتكون شجرة الحسابات من مجموعة من الأقسام، حيث يتم تخصيص حساب محدد لكل قسم، مما يضمن عدم تداخل الحسابات. تشمل هذه الأقسام الأصول والإيرادات والمطلوبات والمصروفات وحقوق المساهمين، بالإضافة إلى حسابات أخرى تتعلق بمكونات النشاط المالي للمنشأة.
يمكن التحقق من المعلومات المالية لكل قسم على مدار فترات زمنية معينة، مثل يوم أو شهر أو ربع سنة أو حتى سنة مالية كاملة، حيث تعكس هذه المعلومات المعاملات المالية التي تمثل تلك الفترات.
تتضمن شجرة الحسابات أيضًا فئات فرعية تتبع كل قسم رئيسي، فعلى سبيل المثال، يمكن أن تندرج تحت فئة الذمم المدينة عدة تصنيفات مثل النقد والنفقات المدفوعة مسبقًا، والتي تُحدَّد بناءً على طبيعة نشاط المنشأة.
يجدر بالذكر أن حجم شجرة الحسابات يتفاوت استنادًا إلى حجم نشاط المنشأة؛ حيث قد تقتصر بعض المنشآت الصغيرة على عدد محدود من التفرعات، بينما تستخدم الشركات الكبرى هيكلًا أكبر يتضمن العديد من الأقسام الرئيسية والفرعية.
تستخدم الشركات الكبيرة عادةً برامج محاسبية متطورة لإنشاء شجرة حساباتها، في حين يمكن للمنشآت الصغيرة الاعتماد على برنامج الإكسل كبديل أكثر توفيراً.
خطوات إنشاء شجرة حسابات
يمكن للمنشآت الاستفادة من الحاسوب في تصميم شجرة الحسابات، إذ تعتمد الشركات الكبرى على برامج محاسبية متقدمة حيث يتعين على المحاسب إدخال البيانات وتسمية الحسابات وترقيمها، بينما تتبنى الشركات الصغيرة استخدام برنامج الإكسل كخيار أقل تكلفة.
وفي كلا الحالتين، يتم إنشاء شجرة الحسابات من خلال اتباع الخطوات التالية:
1. إنشاء الحسابات الرئيسية
يتمثل هذا القسم في تحديد أربعة حسابات رئيسية تُعرف بها جميع المنشآت، وهي:
- حسابات الأصول: تشمل الشروط المالية التي يمكن تحويلها إلى نقد، بما في ذلك الحسابات المستحقة القبض.
- حسابات الخصوم: تشمل الديون المستحقة على المنشأة، مثل الضرائب والالتزامات المالية الأخرى.
- حسابات الإيرادات: تشمل الأرباح الناتجة عن بيع المنتجات سواء كانت سلعًا أو خدمات.
- حسابات المصروفات: تشمل النفقات التي تتحملها المنشأة في إطار أنشطتها لتحقيق الإيرادات، مثل تكاليف اللوازم المكتبية وإيجارات المباني.
- حسابات حقوق الملكية: هذا الحساب غالبًا ما يكون غير أساسي في شجرة الحسابات، حيث قد لا تمتلك جميع المنشآت حساب حقوق الملكية، والذي يعكس حصة المساهمين في المنشأة.
2. إنشاء حسابات العمل الخاصة بالمنشأة
يعتمد هذا الأمر على نوع النشاط التجاري وطريقة المعاملات، سواء كانت نقدية أو تعتمد على الذمم. ويتضمن هذا القسم التفرعات التالية:
- الحساب النقدي.
- حساب الذمم المدينة.
- حسابات المدفوعات.
- حساب ضريبة الدخل المستحقة.
- حسابات المبيعات.
3. تحديد أرقام الحسابات
عادةً ما يتم ترقيم أقسام شجرة الحسابات بنظام مكون من أربع خانات ليتماشى مع جميع التفرعات. وفيما يلي توضيح للترقيم:
- ترقيم الأصول: 1000 – 1999.
- ترقيم الخصوم: 2000 – 2999.
- ترقيم حقوق الملكية: 3000 (مع ملاحظة أن هذا الحساب لا يوجد في كل المنشآت).
- ترقيم الإيرادات: 4000 – 4999.
- ترقيم المصروفات: 5000 – 5999.
أهمية شجرة الحسابات
تتمتع شجرة الحسابات بأهمية كبيرة لأي منشأة يمكن تلخيصها فيما يلي:
- توفر وسيلة منظمة لحفظ المعاملات المالية، مما يسهل الوصول إليها وفقاً للاحتياجات الزمنية.
- تمكن من حذف الحسابات القديمة أو إضافة جديدة بسلاسة.
- تُعبر عن النظام المالي المتبع، حيث تعمل شجرة الحسابات بمثابة خريطة توضح الهيكل المالي للمنشأة.
- تقدم معلومات هامة حول الممارسات المحاسبية المرتبطة بالنشاط وفئات السجلات المحفوظة.
- تحدد وتتبع كل معاملة مالية تسجل في الحسابات، وتصنفها وفقاً للأقسام المناسبة.
- تسهيل الالتزام بمعايير المحاسبة العالمية في معدلات التقارير المالية.
- تسهل الوصول السريع للبيانات المالية للمستخدمين، مما يمنحهم معلومات وافية حول الوضع المالي للمنشأة، ويساعد في اتخاذ قرارات مدروسة.