مفهوم الخطة
تُعرَف الخطة (بالإنجليزية: plan) بعدة طرق، وهي تتضمن ما يلي:
- وسيلة لتحقيق هدف معين من خلال مجموعة من الإجراءات والترتيبات، بحيث تتضمن تسلسلًا منطقيًا يُعبر عن ما يتم التخطيط له، وقد تتنوع في حجمها مثل خطة مالية تهدف إلى نمو بنسبة 5٪ في السنة القادمة، أو خطة لتنظيم عشاء في مطعم معين.
- عملية تنظيم الأمور، مثل التخطيط لاستثمار الأموال في نظام التقاعد للمسنين.
- مجموعة من القرارات المتعلقة بكيفية تنفيذ الأعمال في المستقبل، كما هو الحال في الخطط الخاصة بالشركات.
- وثيقة مكتوبة تُحدد خطوات تنفيذية لتحقيق هدف أو مجموعة أهداف معينة ضمن إطار زمني محدد، حيث تُفصّل ما يتعين القيام به، ومتى وكيف، والأشخاص المنوط بهم تنفيذها، وتتضمن التوقعات المختلفة بما فيها الحالة المتوقعة، الأفضل، والأسوأ.
أنواع الخطط
يمكن تصنيف الخطط إلى ثلاثة أنواع رئيسية، وهي كما يلي:
- الخطط الاستراتيجية: (بالإنجليزية: Strategic Plans) تشرح الروابط بين الأنواع المختلفة من الخطط داخل المنظمة، حيث تُصمم مع أخذ كافة الاعتبارات في وضع المؤسسة. يتم صياغتها من قبل الإدارة العليا، مثل المديرين التنفيذيين أو الرؤساء، بهدف تحديد الأهداف طويلة الأجل والآفاق المستقبلية للمنظمة في السنوات القادمة. لذلك تعتبر الخطط الاستراتيجية الإطار الذي يستند إليه باقي الخطط على المستويات الدنيا.
- الخطط التكتيكية: (بالإنجليزية: Tactical Plans) وهي ترتبط بمستويات أدنى من الخطط، وتهدف إلى دعم الخطط الاستراتيجية العامة، حيث تركز على تصميم خطط تفصيلية تعكس مجالات التميز داخل المنظمة وفقًا للخطة الاستراتيجية.
- الخطط التشغيلية: (بالإنجليزية: Operational Plans) تُعدّ من قِبل الإدارة الدنيا، وتركز على الإجراءات والعمليات المحددة التي تتم في أدنى مستويات المنظمة، وتتناول المهام اليومية وتفاصيل سير العمل في الأقسام المختلفة.
عملية التخطيط
يعد تطوير الأهداف والاستراتيجيات، بالإضافة إلى قوائم المهام، وجداول الأعمال، الركيزة الأساسية في عملية التخطيط. إذ أن التخطيط يعد من الوظائف الإدارية الحيوية التي تستلزم صياغة خطة أو أكثر لتحقيق التوازن بين الاحتياجات ومتطلبات العمل في ظل الموارد المتاحة.