تعريف الأمانة العامة في الإدارة
ظهر مفهوم الأمانة العامة في الفترة من 1659م إلى 1705م، ويشير إلى الرئيس أو المسؤول الإداري الأعلى في أي منظمة. بصفته المسؤول الإداري الأول، يمتلك الأمين العام صلاحيات دستورية لتنظيم وإدارة الأمانة العامة تحت إشرافه. وبالتالي، يتحمل مسؤولية نهائية في وضع سياسات تعيين وفصل الموظفين وتوجيه العمل.
يُعَد أيضًا من مهام الأمانة العامة تمهيد الطريق لقرارات الآخرين ودعم تنفيذها بالتعاون مع الأعضاء. ولا تقتصر مسؤوليات الأمانة العامة على الأبعاد السياسية فقط؛ حيث يمكن للأمين العام اتخاذ قرارات سياسية تعكس حيادية الأمانة العامة، وذلك من خلال إنشاء كادر من الموظفين الدوليين المسؤولين عن مهام إدارية دون الانخراط في السياسة، وينطبق ذلك أيضاً على القرارات الاقتصادية.
يتوجب على الأمين العام وموظفيه الامتناع عن السعي أو تلقّي أي تعليمات من أي سلطة خارج المنظمة أثناء أداء واجباتهم. يتعهد كل عضو باحترام الطبيعة البحتة لمهام الأمين العام وموظفيه، وعدم التأثير عليهم في مسؤولياتهم. كما يُكلف الأمين العام بإجراء اختيارات موظفين وفق أعلى معايير الكفاءة والنزاهة.
تعكس العلاقة بين الأمين العام وموظفيه الرقابة التنفيذية المستقلة الممنوحة له بموجب المواد الواردة في الميثاق الداخلي. وبالإضافة إلى مهامه الأخرى، يقوم الأمين العام بإعداد تقارير سنوية عن أنشطة المنظمة، كما يجري تقييمًا سنويًا للاحتياجات العامة والأهداف الخاصة بالمنظمة.
أمثلة على الأمانات العامة ومهامها بحسب الاختصاص
توجد العديد من الأمانات العامة التي تتجاوز الأنشطة الاقتصادية، حيث تشمل أيضًا أهدافًا عسكرية وسياسية، ومن أبرزها:
الأمانة العامة للأمم المتحدة
منذ تأسيس الأمانة العامة للأمم المتحدة، دافع المتخصصون عن الدور السياسي للأمين العام، معتبرين إياه رمزاً للسلطة الأخلاقية الدولية. لذا، يتوجب على المنظمات الدولية تعزيز الأداء السياسي للأمناء العامين.
على سبيل المثال، ساعدت ممارسات التوظيف في عصبة الأمم في تحقيق توازن بين مصالح الدول واستقلال الأمانة العامة، مما يثبت أهمية استخدام المهارات الإدارية للأمناء العامين لدعم قدراتهم السياسية والدبلوماسية.
يتحمل الأمين العام مسؤولية رفع الوعي الدولي في تعزيز السلام، كما يقوم بتوضيح الخط الفاصل بين الصراع والنزاع. يقدم عمل الأمانة العامة الدعم الإداري للمنظمة، ويرأسها الأمين العام الذي يوجه الإدارة العامة. يمكن تلخيص المهام الرئيسية للأمانة العامة كما يلي:
- جمع وتحضير المعلومات الأساسية حول القضايا المختلفة لتمكين المندوبين من دراسة الحقائق وتقديم التوصيات.
- المساعدة في تنفيذ القرارات التي تصدرها أجهزة الأمم المتحدة المختلفة.
- تنظيم المؤتمرات الدولية.
- ترجمة الخطب وتوزيع الوثائق باللغات الرسمية الخاصة بالأمم المتحدة.
- إعلام الجمهور بشأن أعمال الأمم المتحدة.
الأمانة العامة للاتحاد الدولي لجمعيات الصليب الأحمر والهلال الأحمر
تختلف مهام الأمانة في هذا السياق، حيث يكون الأمين العام مسؤولاً عن تصميم وتنفيذ البرامج والعمليات وتوجيه الجهود الإغاثية والتنموية حول العالم للمتضررين. يتعلّق اختصاص هذه الأمانة بالخدمات الصحية في المناطق المنكوبة والصراع.