ما هي المتابعة الإدارية؟
تعتبر المتابعة الإدارية من الوظائف الأساسية التي تؤديها الإدارة، سواء في المؤسسات الكبيرة أو الفرق الصغيرة. تتيح هذه العملية التعرف على جوانب النجاح والفشل في الأداء، مما يساعد على معالجة القضايا قبل أن تتفاقم وتؤثر على جودة العمل أو الأهداف المسطرة. وبالتالي، تبرز أهمية المتابعة الإدارية في تحسين أداء الموظفين وزيادة الإنتاجية في مختلف مجالات العمل.
الأقسام والمسؤوليات في المتابعة الإدارية
تتوزع مهام المتابعة الإدارية بين مجموعة من الأقسام والمسؤولين، منها:
- مدير الإدارة: يقوم مدير الإدارة بتوزيع المهام وتفويض الصلاحيات المتعلقة بالمتابعة الإدارية بما يتماشى مع رؤية وأهداف الشركة.
- مساعد مدير الشؤون الإدارية: يتولى مساعد المدير مسؤولية متابعة سير العمل والإشراف عليه، مع التركيز على تحديد نقاط الضعف والعمل على تطوير الأداء بما يتوافق مع الأهداف الاستراتيجية للإدارة.
- قسم التدقيق: يعمل هذا القسم على إعداد ملفات بارزة لجميع المستندات وتصنيفها ضمن فئات محددة بناءً على مصدرها. تشمل مهامه أيضاً تسجيل البيانات الشهرية المتعلقة بحضور الموظفين وغيابهم، وتوزيع الأعمال بين موظفي القسم.
- قسم التحقيق: يتولى هذا القسم إنشاء ملفات مصنفة ومعالجة جميع المعاملات المرتبطة بالتدقيق والمراقبة. من مهامه الرئيسية التحقيق في المخالفات التي قد تحصل مع الموظفين أو الأقسام. يتم الاحتفاظ بالعناصر الحساسة في الأرشيف بشكل سري وتقديم تقارير دورية إلى مدير الدائرة.
- قسم التحكم: يُعنى هذا القسم بمراقبة التزام الموظفين بمواعيد الدوام، حيث يضمن أن التوقيتات المحددة، مثل بدء الدوام الساعة الثامنة صباحاً، تُحترم. كما يقوم بإبلاغ الإدارة بأي مخالفات والبدء في تحقيق ذلك لاحقاً.
أهمية المتابعة الإدارية
تتعدد الجوانب التي توضح أهمية المتابعة الإدارية، منها:
- إذا كان الموظفون ينفذون مهامهم كما هو مطلوب، فإن الهدف من المتابعة الإدارية هو تقديم تغذية راجعة حول الإنجازات، بالإضافة إلى تقدير الأعمال الجيدة ومكافأتها، مما يعزز الأداء المستمر في الاتجاه الصحيح.
- في حالة وجود تسيب، فإن الهدف هو تحسين الأداء وتقديم الدعم، إضافة إلى تذكير الموظفين بالأهداف التي تسعى الشركة لتحقيقها. علاوة على ذلك، يجب أن تُراجع المسؤوليات في حالة وجود إهمال كبير، إذ تتاح للإدارة الفرصة لتلبية احتياجات الموظفين لتمكينهم من إنجاز المهام المطلوبة وإعادة توجيههم نحو المسار الصحيح.