إدارة الوقت
تعني إدارة الوقت تنظيم الساعات خلال اليوم وتوزيعها وفقاً للنشاطات التي يمارسها الفرد، من خلال تحديد فترة زمنية مناسبة لكل نشاط. تُعتبر إدارة الوقت أداة هامة تُستخدم في مجالات متعددة، وترتبط مباشرة بمفهوم الإدارة، سواء كانت ذاتية تعبر عن تنظيم الفرد لوقته، أو تتعلق بالأنشطة الإدارية داخل المؤسسات مثل الشركات. لذا، تُعتبر إدارة الوقت أداة رئيسية للحد من ضياعه، إذ إن الوقت سريع الزوال، وما مضى منه لا يمكن استعادته أو تعويضه. يتوجب على الجميع تحسين تعاملهم مع الوقت لضمان الاستفادة منه وعدم تضيعه.
كيفية إدارة الوقت
لكي تُدار الوقت بكفاءة وتُحقق النتائج المرجوة، يجب إدراكه بشكل شامل، وتتم إدارة الوقت عن طريق فئتين رئيسيتين:
- إدارة الوقت الفردية: تهدف إلى تمكين الفرد من تنظيم وقته بنفسه، من خلال تحديد أوقات مناسبة ومحددة تتناسب مع مهامه الخاصة.
- إدارة الوقت المؤسسية (الجماعية): تهدف إلى تنظيم وقت تنفيذ الأعمال في المؤسسة أو الشركة وفق ترتيبات خاصة تشمل جميع الموظفين والعملاء.
لتحقيق إدارة فعالة للوقت، يُنصح باتباع الخطوات التالية:
- وضع خطة لإدارة الوقت: الخطوة الأولى في إدارة الوقت هي تصميم خطة لتنظيمه، ويجب أن تتضمن توقّعات للمدد الزمنية اللازمة لإنجاز كل عمل، وعادة ما تعتمد الخطة على عدة معايير، منها:
- الفترة الزمنية: سواء كانت مقيّسة بالأيام، أو الأسابيع، أو الشهور، أو السنوات، حيث يسعى فريق التخطيط لتوقع المدة الزمنية المرتبطة بطبيعة العمل، مما يساعد في إنجاز المهام المبدئية وفقاً لخطة إدارة الوقت المحددة.
- حجم المهام: يؤثر حجم المهام المطلوب إنجازها على كمية الوقت المتاحة وكفاءتها، فكلما كان حجم المهمة أكبر، زادت الحاجة إلى وقت أطول، مما تكون فيه إدارة الوقت مسؤولة عن تحديد الكمية اللازمة من الوقت وتأثيرها على سير العمل.
- الكفاءة الوظيفية: يُعتبر دور الموظفين أساسياً في تنظيم الوقت بدقة، حيث إن إنجازهم للأعمال والمهام الوظيفية المطلوبة في الوقت المحدد يُسهم في تنظيم الوقت بكفاءة، مما يؤثر إيجابياً على القدرة الإنتاجية والمهنية لتحقيق النتائج المرجوة.
- تخصيص وقت إضافي: يساعد تخصيص وقت إضافي في التعامل مع الأمور الطارئة وغير المتوقعة، ويعمل على معالجة الأخطاء المحتملة التي قد تؤثر على سير العمل. على سبيل المثال، إذا تم تحديد مدة زمنية لإنجاز مهمة محددة (أ) في ثلاثين دقيقة، يُفضل إضافة خمس أو عشر دقائق كوقت احتياطي لضمان إنجازها تماماً ولتجاوز أي عوائق قد تظهر فجأة أثناء العمل.
- وضع جدول الأولويات: عند وضع جدول للأولويات والالتزام به خلال اليوم، يصبح بإمكان الأفراد معرفة مقدار الوقت المستغرق لكل مهمة يقومون بها.
النتائج التي تحققها إدارة الوقت
تُحقق إدارة الوقت مجموعة من النتائج الإيجابية، ومن أبرزها:
- تحقيق نجاح أكبر في العمل.
- إنجاز الأهداف المطلوبة بكفاءة.
- نمو وتطور بيئة العمل.
- تكوين صورة إيجابية عن الشخص الملتزم بوقته.
- تحقيق الأهداف الشخصية وإتمام المهام بفاعلية.
- تقليل حدوث الأخطاء.