سياسة التخطيط
تُعَد سياسة التخطيط من العناصر الأساسية التي تركز على إعداد وتنفيذ الخطط اللازمة لاتخاذ القرارات المتعلقة بقبول أو رفض الطلبات المقدمة لتحقيق التخطيط. يُمكن تعريف التخطيط بشكل عام بأنه دراسة شاملة ومدروسة لشأن معين، تهدف إلى تحديد أبعاده وحدوده، من خلال إعداد خطة تتضمن توقعات تحقق الأهداف الممكنة، مما يساهم في اختيار الخيار الأنسب. كما يُعتبر التخطيط من الوظائف الأساسية للإدارة، إذ يُعنى بصياغة خطة تسعى للوصول إلى توازن أمثل بين الاحتياجات والموارد المتاحة.
خصائص التخطيط
يتسم التخطيط بعدة خصائص، تشمل:
- يساعد التخطيط في تحقيق الأهداف، حيث لا يمكن القيام به دون وجود هدف واضح. يتضمن التخطيط خطوات وإجراءات وأساليب معينة يجب تنفيذها لضمان الوصول إلى تلك الأهداف، وقد يقوم المشرف على التخطيط بتعديل محتوى الخطة إذا لم تحقق النتائج المرجوة.
- يُعتبر التخطيط وظيفة إدارية أساسية، إذ يمثل الخطوة الأولى التي يجب أن تنهض بها الإدارة، حيث لا يمكن تنفيذ أي وظيفة إدارية دون التخطيط المسبق، إذ تُصاغ الأهداف اللازمة للعمل والوظائف الإدارية الأخرى من خلاله.
- يشمل التخطيط جميع المستويات الإدارية، مما يعني أنه ليس مقتصراً على الإدارة العليا فقط، بل يُمارس التخطيط في جميع المستويات الإدارية. حيث تقوم الإدارة العليا بتحديد الخطط الاستراتيجية، بينما يسعى المدراء في الأقسام المختلفة إلى وضع خطط تعكس طبيعة عملهم. في حين يسعى المدراء في المستويات الأدنى لوضع خطط تدعم الأنشطة اليومية والأهداف العامة.
- يُعد التخطيط عملية مستمرة تتطلع نحو المستقبل، إذ لا يُمكن وضع خطط للماضي، لذلك يسعى المدراء إلى تطوير افتراضات مستقبلية قائمة على تجاربهم السابقة.
- يُعتبر التخطيط عملية ديناميكية مستمرة، حيث تستند إلى متابعة التغيرات البيئية ومتطلبات الأسواق المختلفة التي تستدعيها عمليات الشركات.
- يساهم التخطيط في اتخاذ القرارات، حيث لا يُمكن تطبيق التخطيط بفاعلية إلا مع وجود بدائل متعددة، مما يتطلب من الإدارة اتخاذ قرارات بشأن الخيار الأنسب، كما يُعتبر تقييم البدائل من الوظائف الحيوية لعملية التخطيط.
- يُعتبر التخطيط من العمليات العقلية التي تتطلب تفكيرًا عميقًا وواسعًا. عندما يقوم المدير بوضع توقعات مستقبلية، يجب عليه دراسة البيئة المحيطة بشكل متأنٍ، مع اختيار أفضل البدائل استنادًا إلى خبراته، مما يتطلب مستوى عالٍ من الذكاء.
خطوات عملية التخطيط
تستند عملية التخطيط في المؤسسات وبيئات العمل المتنوعة إلى تنفيذ مجموعة من الخطوات الضرورية، ومنها:
- تحديد الأهداف: تُعد هذه الخطوة الأساس لعملية التخطيط. يجب على المدير تحديد الأهداف مستخدمًا جميع الأساليب والسياسات اللازمة لتحقيقها، مع مراعاة نوعية الموارد المالية المتاحة في المؤسسة.
- تطوير نمط الافتراضات: يتطلب هذا تطوير نمط محدد للفرضيات المستقبلية، المُعَدَّة كأساس لوضع الخطط، ويجب أن يتم الاتفاق بين المديريين على هذه الفرضيات.
- تحديد البدائل المتاحة لتحقيق الأهداف: تشمل الخيارات التي تساهم في تحقيق الأهداف، حيث تتعدد الوسائل المتاحة لتحقيق هدف معين، ويتعين على المديرين معرفتها جميعًا.
- تقييم البدائل: تتضمن هذه الخطوة تقييم البدائل المختلفة مقابل الفرضيات الخاصة بكل منها، وتدوين الملاحظات المتعلقة بالجوانب الإيجابية والسلبية لكل بديل. يتم استبعاد البدائل ذات السلبيات العديدة، والاحتفاظ بالخيارات الأكثر إيجابية لاختيار الأنسب منها.
- اختيار البديل الأنسب: يتعلق باختيار الخيار الأكثر جدوى وملاءمة لإضافته إلى الخطة الرئيسية، والتي يجب أن تتماشى مع الخطط الداعمة الأخرى ذات العلاقة بالأداء اليومي للمؤسسة.
- تنفيذ الخطط: يتمثل ذلك في تنفيذ الخطط الأساسية والإضافية، ويعتمد نجاح التنفيذ على قدرة المدير في توصيل الأفكار الخاصة بهذه الخطط للموظفين بطريقة مفهومة حتى يتمكنوا من أداء مهامهم وفقًا للمواصفات المحددة.
- متابعة خطة العمل: تمثل الخطوة الأخيرة من عملية التخطيط، وهي إجراء مستمر يعتمد على مراقبة المدير لتنفيذ الخطة، مما يضمن التحقق من صحة الفرضيات والمعايير المستخدمة، وإذا اتضح عدم صحتها، فمن الضروري إجراء التعديلات السريعة على الخطة الحالية.
أهمية التخطيط
يمثل التخطيط وظيفة بالغة الأهمية في أي نوع من المؤسسات، بغض النظر عن طبيعة عملها. ويمكن تلخيص أهمية التخطيط في النقاط التالية:
- استخدام الموارد بشكل فعّال: يسهم التخطيط في توفير المعلومات اللازمة للإدارة لتحقيق القرارات بكفاءة، مع التعامل مع محدودية الموارد، بهدف استخدامها بطريقة تساعد المؤسسة في تحقيق أهدافها.
- المساهمة في تحديد الأهداف: يلعب التخطيط دورًا هامًا في تحقيق الأهداف الواقعية من خلال مقارنة النتائج المتوقعة مع النتائج الفعلية، مما يساعد المؤسسات على استخدام وسائل معالجة فعالة عند حدوث إنفاق غير متوقع.
- إدارة المخاطر: يكمن في قدرة التخطيط على وضع استراتيجيات تمكّن المديرين من توقع العوامل المحتملة للمخاطر، مما يساعد في تكوين خطط للطوارئ للتعامل معها بشكل فعال. فإن إدارة المخاطر تُعَدُّ جزءًا أساسيًا من نجاح المؤسسة، خصوصًا في أوقات الأزمات غير المتوقعة التي تتطلب استجابات سريعة.