تتميز الرسائل الإدارية المرفقية بخصائص معينة، إذ إن نجاح النظام يعتمد إلى حد كبير على جودة المعلومات المتبادلة بين الوكالات المختلفة. ولتحقيق ذلك، تم وضع إرشادات تهدف إلى توضيح نوع الرسائل الإدارية المرغوبة، والتي يجب الالتزام بها عند إرسال أي نوع من الرسائل الإدارية.
الرسالة الإدارية
تُعرف الرسالة الإدارية، المعروفة أيضًا بالرسالة الرسمية، بأنها شكل من أشكال الاتصال الكتابي بين شخصين، قد يكونان معروفين أو غير معروفين، ولكنهما يجمعهما علاقة رسمية تتطلب لغة محافظة.
يُشار إلى الشخص الذي يكتب الرسالة بالمُرسِل، في حين يُطلق على الشخص المستلم اسم المُستَلِم، وهو الذي يتلقى الرسالة. تستخدم الرسائل الإدارية عادةً للتواصل بين الشركات، المؤسسات الكبيرة، والجهات الحكومية، وغيرها من السياقات الرسمية.
استخدام الرسالة الإدارية
تعتبر الرسالة الإدارية وسيلة تواصل مرنة، تتيح لمستخدمي شبكة اتصالات بيانات العدالة الجنائية (CJDN) التواصل فيما بينهم. يمكن الاستفادة من هذا النوع من الرسائل لطلب المعلومات، المساعدة، أو الرد على استفسارات الوكالات الأخرى.
تُستخدم أيضًا لنقل أي نوع تقريبًا من المعلومات الرسمية المتعلقة بالعدالة الجنائية، بغض النظر عن طبيعتها. يمكن كذلك استخدام الرسالة الإدارية لطلب معلومات على مستوى الولاية، الإقليم، أو كافة النقاط.
تتيح الوكالة، من خلال البث الإقليمي، إمكانية إرسال رسائل إدارية إلى مناطق معينة. وسيكون لكل ولاية ضمن هذه المناطق الحق في تحديد ما إذا كانت ستبث الرسالة على مستوى الولاية أم لا.
خصائص الرسائل الإدارية
لكتابة رسالة إدارية فعالة، ينبغي الالتزام بخصائص معينة تشمل:
اللغة الرسمية
- يتطلب استخدام اللغة الرسمية مراعاة القواعد اللغوية، والمفردات السليمة، مع الحفاظ على مستوى من الاحترام والبعد.
- يجب أن يُظهر المُرسِل الاحترام تجاه المُستَلِم، بغض النظر عن عمره أو رتبته، حتى لو كان المرسل يعرفه.
- على الرغم من ضرورة احترام القواعد اللغوية، فإنه يجب عدم التنازل عن اللباقة.
نية واضحة
- يجب أن تُكتب الرسالة الإدارية بهدف ورسالة محددين، لتحقيق غرض معين أو طلب معلومات مطلوبة.
- يجب التعامل مع المُستَلِم بشكل إيجابي لتعزيز استمرارية التواصل حتى تحقيق أهداف المُرسِل.
- تكون المعلومات المقدمة واضحة ودقيقة قدر الإمكان.
طول الرسالة
- عادةً ما تكون الرسالة الإدارية مختصرة ومباشرة، بحيث تركز على الهدف المراد، مع التحيات الوجيزة.
- من غير الملائم التوجه إلى موضوعات غير مركزية في الرسائل الإدارية، لذا يُفضل أن لا تتجاوز الرسالة صفحتين.
تابع أيضًا:
التحية والمعاملة
- يجب أن تكون المعاملة رسمية، مع ذكر لقب المتلقي، مثل الرئيس، الطبيب، الأستاذ، وما إلى ذلك.
- يجب أن يُعامل المتلقون المتزوجون بلقب السيد والسيدة، ويجب الالتزام بالبروتوكولات في المعاملات الحكومية.
- عند عدم معرفة هوية المتلقي، يمكن استخدام عبارات مثل “إلى من يهمه الأمر” أو “عزيزي السيد” أو “عزيزتي السيدة”.
- ينبغي إضافة عبارات من المجاملة في بداية الرسالة كمثال: “عزيزي”، “الفاضل”، إلخ.
محتوى الرسالة
- يجب أن يبدأ محتوى الرسالة بتعبير مجاملة، كعبارة “أتوجه إليك بكل احترام …” أو “أكتب لك في شأن …”.
- يجب تنظيم الرسالة في فقرات قصيرة وواضحة، مع التركيز على الهدف المطلوب.
- إذا كان هناك طلب، يجب أن يُطرح بوضوح وصراحة، بينما تكون المعلومات مباشرة ومحددة.
- ينبغي اعتبار أن المُستَلِم شخص مشغول، ولا يرغب في إضاعة الوقت في تفاصيل غير ضرورية.
الختام
- يجب أن يُعزز الختام فكرة الرسالة، مع التأكيد على الإجراء المتوقع من المُستَلِم، مثل “أنتظر ردك” أو “آمل أن تكون المعلومات مفيدة”.
- من الشائع استخدام تعبيرات مثل “مع خالص التقدير” أو “بإخلاص”، ويفضل الابتعاد عن الأساليب الودية البسيطة.
- ينبغي إضافة التوقيع المطبوع، مع الاسم الأول والأخير، بالإضافة إلى الأحرف الأولى من اسم المُرسِل.
- يجب مراعاة ذكر منصب المُرسِل بوضوح بعد الاسم، مثل “دكتور”، “مهندس”، “أستاذ”، مع ذكر الوظيفة المناسبة في سطر منفصل.
بيانات إضافية
- بعد التوقيع، يمكن تضمين أي شروح أو ملاحظات حول المرفقات أو الأشخاص الذين سيتلقون نسخة من الرسالة.
التغليف
- يجب إرسال الرسائل الرسمية داخل مظروف، حتى في حالات التواصل بين إدارات في نفس المؤسسة.
- يجب أن يتناسب حجم الظرف مع محتوياته، مع الحفاظ على الطي في أقل عدد ممكن لتحقيق الشكل الأنيق.
- يتم وضع إسم المُستَلِم ومعلوماته في وسط الظرف، مع إمكان وضع معلومات المُرسِل على ظهر المظروف أو جانبيه.
- يجب توفير مساحة ثابتة في الزاوية اليمنى العليا لطوابع البريد أو العلامات البريدية.
- ينبغي إغلاق المظروف بإحكام لضمان حماية محتواه.
الرد
- يجب إرسال رد على كل رسالة إدارية بشكل سريع ومتقن، مع الحفاظ على هيكل الرسالة المستلمة.
- تعتبر الرسالة الإدارية بدون إجابة تصرفًا غير محترم، مما قد يؤثر سلبًا على الهدف الذي تم السعي لتحقيقه.
تابع أيضًا: