تعد خصائص الإدارة الإلكترونية وأهدافها من العناصر المهمة في مجال الإدارة الحديثة، حيث تلعب تقنيات المعلومات والاتصالات دورًا أساسيًا في تعزيز فعالية العمل الإداري الراهن.
تعتبر الإدارة الإلكترونية آلية متقدمة يجب تحسينها لدعم الأنشطة الإدارية، وهي تُعد من الموارد الحيوية للمؤسسات في التكيف مع البيئة العالمية المتغيرة السريعة.
خصائص الإدارة الإلكترونية وأهدافها
ما هي الإدارة الإلكترونية؟
- تتضمن الإدارة الإلكترونية مجموعة متنوعة من التعاريف والمعايير التي توضح مفهومها بدقة.
- هي شكل من أشكال الإدارة المؤسسية التي لا تعتمد على المستندات الورقية، رغم أن هذه المستندات قد تتواجد بكثرة، حيث يتم تخزينها في أرشيفات إلكترونية بشكل بيانات، ويتم توزيعها إلكترونيًا عبر البريد الإلكتروني والمطويات.
- تستخدم أنظمة المتابعة والمفكرات الإلكترونية والرسائل الصوتية كجزء من هذه المنظومة الحديثة.
- تتميز الإدارة الإلكترونية بسهولة الوصول إليها، حيث لا تحتاج إلى مكان محدد للعمل.
- تعتمد على الهواتف المحمولة الحديثة ووسائل الاتصال الرقمية.
- تعريف الإدارة الإلكترونية هو أنها منظمة إدارية غير معنية بأوقات محددة أو تواريخ معينة، حيث يمكن للمدير متابعة الأعمال من منزله، مما يسمح بالعمل على مدار الأسبوع.
- تعمل على مدار الساعة، مما يدل على استمراريتها وزيادة فاعليتها بفضل التقدم التكنولوجي.
- لا تخضع الإدارة الإلكترونية لمعايير وضوابط صارمة كما هو الحال مع الإدارة التقليدية، مما يمنحها مرونة عالية.
- تتطلب الإدارة الإلكترونية فقط جهاز كمبيوتر، هاتف محمول واتصال بالإنترنت لتسهيل المتابعة والتقييم والإشراف.
- تقدم النقاط المذكورة جميعها مفهومًا شاملًا للإدارة الإلكترونية.
أهداف الإدارة الإلكترونية
- الهدف الرئيسي هو توفير المعلومات بدقة وفي الوقت المناسب، مما يسهم في تحسين نظام الإدارة.
- يهدف إلى ضمانEquality in access to services for everyone.
- يعمل على تعزيز مستوى المشاركة وتحسين استثمار الموارد وتعزيز الشفافية.
- ويأتي ذلك في صميم المحاسبة والمساءلة، حيث تتيح الإدارة الإلكترونية مراجعة جميع العمليات واكتشاف أوجه القصور بسرعة.
- هذا سيساهم في تعزيز دور الجهات الرقابية وتصحيح الأخطاء بشكل أسرع، والتقليل من الأعمال الورقية.
- يقدم خدمات للمواطنين والمقيمين دون الحاجة للمرور عبر البيروقراطية التقليدية.
- يساعد على استخدام الموارد المالية والطاقة والوقت بشكل أمثل، مما يعزز كفاءة العاملين في الإدارات المختلفة.
خصائص الإدارة الإلكترونية
- تعمل الإدارة الإلكترونية على معالجة وإدارة الملفات بشكل فني، مما يسهل الأمور بدلًا من تجاهل أو حفظ الملفات بشكل غير فعال.
- من خصائص الإدارة الإلكترونية أنها تتيح عرض المحتوى بوسائل سمعية وبصرية واضحة، مما يسهل فهم المعلومات دون الحاجة للقراءة التقليدية.
- في الإدارة التقليدية، كان يتم إعادة كتابة الملفات غير المناسبة، بينما في النظام الحديث، يمكن حفظ الملفات ونقلها بسرعة إلى أرشيفات إلكترونية.
- تخليص العمليات البريدية المزعجة، حيث تحل رسائل البريد الإلكتروني محل الوثائق المطبوعة تقريبًا.
- لم يعد مدير قسم الإلكترونيات بحاجة إلى إعداد محاضر الاجتماعات، حيث تقوم التكنولوجيا الحديثة بتسجيل جميع الإجراءات ومقاطع الفيديو تلقائيًا.
- تتميز التكنولوجيا الحديثة بقدرتها على الكشف الشامل عن الأخطاء والثغرات دون الحاجة لتدخل بشري.
- تساهم الإدارة الإلكترونية في تسهيل تجهيز الاجتماعات والمؤتمرات، على عكس الماضي حيث كانت تتطلب تنسيق عديد من العناصر لضمان الحضور في الوقت المحدد.