يوجد العديد من أنواع خطابات HR، حيث تشمل خطابات موجهة للبنوك وأخرى مخصصة للسفارات بغرض السفر. تُفيد هذه الخطابات بأن المتقدّم لا يزال موظفًا في مكان عمله، بالإضافة إلى بيان راتبه الشهري. في هذا المقال، سنستعرض خطاب HR الموجه للنساء.
تعريف إدارة الموارد البشرية (HR)
- HR هو اختصار لمصطلح إدارة الموارد البشرية (Human Resource).
- تعمل هذه الإدارة كحلقة وصل بين الإدارة العليا والموظفين في الشركة.
- تمثل إدارة الموارد البشرية المسؤول الرئيسي عن العاملين في المؤسسة، حيث تسعى لحماية حقوقهم وتوفير الدعم اللازم لهم.
أقسام إدارة الموارد البشرية (HR)
تنقسم إدارة الموارد البشرية إلى خمسة أقسام رئيسية كما يلي:
القسم الأول: التدريب والتطوير (Training & Development)
- يعتبر من أبرز الأقسام في الشركات، حيث يتولى مسؤولية تدريب موظفي الشركة وتأهيلهم فنياً وتقنياً و مهارياً.
- يختص هذا القسم بتقديم برامج التدريب والتطوير اللازمة لتحسين أداء الموظفين.
القسم الثاني: إدارة الأداء (Performance Management)
- يهتم هذا القسم بمراقبة أداء الموظفين وإعداد تقارير تقييم الأداء التي تُرسل للمختصين.
- كما يساهم في تحديد المكافآت والحوافز للعاملين، بالإضافة إلى التعويضات.
القسم الثالث: التوظيف والاختيار (Recruitment & Selection)
- يُعرّف هذا القسم بأنه واحد من أهم أقسام إدارة الموارد البشرية، حيث يختص باختيار الموظفين المؤهلين.
- يعمل القسم على تعيين الموظفين وفقًا لمتطلبات بيئة العمل وطبيعة المهام.
القسم الرابع: تخطيط الموارد البشرية (Man Resource Planning)
- يساهم هذا القسم في تحديد العدد المناسب للموظفين وشرح كيفية إدارتهم بشكل فعّال.
- تركز مهام القسم على تخطيط احتياجات العمالة.
القسم الخامس: التعويضات والمزايا (Compensation & Benefits)
- يتولى هذا القسم مسؤولية إدارة الحوافز والمكافآت والتعويضات التي تُقدم للموظفين.
- كما يركز على توفير المعلومات المتعلقة بمدى قابلية الموظف للعمل.
أهمية خطاب HR
- يعتبر خطاب HR وثيقة رسمية تصدر من جهة العمل، تُستخدم للتعامل مع السفارات والبنوك لإثبات عمل المتقدم وراتبه الشهري.
- تحتوي الوثيقة على تفاصيل حول وضع الموظف، وتعتبر من الوثائق الأساسية المطلوبة عند التقديم للسفر.
- تعمل على إثبات ارتباط المتقدم بجهة عمله ومصدر دخله، مما يضمن عودته بعد انتهاء فترة الفيزا.
- كما يُظهر الحالة المالية للمتقدم لتأكيد قدرته على تغطية احتياجاته المالية.
صيغة خطاب HR للسفارات
توجد بعض النقاط الأساسية التي يجب تضمينها في خطاب HR، وهي كالتالي:
- من الضروري أن يكون اسم المرسل في خطاب العمل مطابقًا للاسم الموجود في جواز السفر.
- يجب أن يكون الخطاب مكتوبًا على ورق رسمي للشركة مع وجود شعارها وعنوانها بالتفصيل.
- يجب تضمين رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، ورقم السجل التجاري والبطاقة الضريبية إذا كان ذلك ممكنًا.
- يجب إدراج جميع تفاصيل الموظف وتوجيه الخطاب إلى السفارة المعنية، مع الابتعاد عن صياغة “إلى من يهمه الأمر”.
- يجب ذكر المسمى الوظيفي، تاريخ بدء العمل، والراتب الشهري.
- إرفاق شهادة التأمين الاجتماعي مع ذكر الرقم التأميني.
- في حالة السفر لغرض السياحة، يُفضل إظهار موافقة الشركة على الإجازة المحددة بتاريخ السفر.
- أما في السفر لأغراض الهجرة، يجب توضيح سنوات الخبرة وإرفاق مستندات تثبت وجود الشركة كمجتمع تجاري قابل للحياة.
صيغة خطاب HR لفتح حساب بنكي
يتطلب فتح حساب بنكي تقديم عدة مستندات، من بينها خطاب HR. إليكم نموذج مقترح لهذا الخطاب:
- السادة الأعزاء (اسم البنك)
- تحية طيبة وبعد،
- نود إحاطتكم علمًا بأن السيد / (اسم المتقدم بالكامل) الذي يحمل الجنسية… المقيم في العنوان… ورقم القومي… صادر من حي/ مركز …
- يعمل لدينا تحت إشرافنا وكفالتنا، ويطلب فتح حساب بنكي لديكم، علمًا بأنه حصل على موافقة مسؤولي البنك.
- نؤكد لكم أيضًا عدم وجود أية موانع لفتح حساب، ونحن ملتزمون بتوفير كافة الشروط المطلوبة.
- نرجو منكم قبول الطلب، لكم منا خالص التقدير والاحترام.
- توقيع المدير العام/…