نظم المعلومات الإدارية
نظم المعلومات الإدارية، والمعروفة اختصاراً بـ (MIS)، تُعتبر فرعاً محورياً من علوم الحاسوب. يهدف هذا التخصص إلى دمج مجالات متعددة تشمل تقنية المعلومات، علوم الحاسبات، وعلوم الإدارة، وقد أُدخلت هذه الأنظمة لتسهيل بناء أنظمة حاسوبية قائمة على التكنولوجيا. وتأتي هذه الأنظمة لتوفير الدعم والمساعدة للمدراء داخل المنظمة، مما يسهم في تنفيذ الأنشطة المختلفة وتحسين فعالية العملية المحاسبية، وبالتالي دعم عملية اتخاذ القرار.
تسترجع نظم المعلومات الإدارية المعلومات المتعلقة بماضي وأنشطة المنظمة، كما تجمع بيانات حالية تعزز من قدرة الإدارة على اتخاذ القرارات الملائمة من بين الخيارات المتاحة. ومن خلال استخدام هذه الأنظمة، يُمكن تقليل الأعباء الإدارية وتقليص التكاليف المالية على الموظفين، مما يساهم في تخفيف الروتين المحبط. تعزز هذه الأنظمة معنوياتهم وتوفر لهم المعلومات الضرورية سواء على الصعيد الداخلي أو الخارجي، عبر توزيع المعلومات في جميع المستويات.
عناصر نظم المعلومات الإدارية
تستند نظم المعلومات الإدارية إلى خمسة عناصر رئيسية لضمان توفير المعلومات المطلوبة للإدارة بشكل فعّال، وهي:
- الأجهزة: تمثل المعدات التكنولوجية اللازمة لدعم القرار في المؤسسة، وتمكن الأفراد من التعامل مع البيانات من خلال برامج محددة.
- البرمجيات: تتكون من مجموعة من العمليات والإجراءات الحاسوبية المتكاملة التي تُستخدم لحل مسائل رياضية أو إحصائية أو لتحرير البيانات.
- البيانات: تُعتبر مجموعات من الحقائق الموضوعية غير المترابطة التي يمكن جمعها وتسجيلها عبر البحث والملاحظة، وهي تُشكل المادة الخام للمعلومات قبل أي معالجة.
- الإجراءات: تتضمن تصميم البرمجيات وتوثيقها.
- الأفراد: يمثلون العنصر الأساسي في نظم المعلومات الإدارية، إذ يقوم المستخدمون بتشغيل واستخدام العناصر الأخرى.
أهمية نظم المعلومات الإدارية
- توفير المعلومات اللازمة للإدارة في الوقت المناسب لدعم اتخاذ القرارات الصحيحة.
- استغلال مصادر المعلومات ومواردها بشكل فعّال داخل المنظمة.
- تمكين اتخاذ قرارات مستندة إلى معلومات دقيقة وموثوقة.
- توزيع المعلومات المطلوبة على مختلف المستويات الإدارية حسب الحاجة.
- تسهيل تبادل المعلومات بين المستويات الإدارية عبر الشبكات الداخلية والعالمية.
- تمكين المستويات الإدارية من حفظ وتخزين المعلومات، وإدخالها ضمن عمليات المعالجة بشكل فعال.
- الكشف المبكر عن المشكلات والانحرافات من خلال توفير معلومات دقيقة حول الأداء.
- تسهيل عملية التنبؤ بالمستقبل والتخطيط عن طريق إجراء دراسات وتحليل الوضع الحالي.
- توفير تقارير شاملة للمستويات الإدارية في الوقت المناسب.
- تنفيذ العمليات الإدارية بصورة سريعة وفعالة، مع تقليل الاعتماد على القوى العاملة.
- زيادة قدرة المنظمة على استغلال مهارات الحاسوب لتحقيق أهدافها.
- تحليل البيانات والأنظمة المرتبطة بشكل دقيق.
- تعزيز القدرة التنافسية للمنظمات في السوق.
- رفع كفاءة الأعمال وفعاليتها.
- مكافحة الفساد الإداري من خلال الاعتماد على الحاسوب في إتمام المهام.
- تحسين الإنتاج وزيادة مستوى الأداء.
- توفير الوقت والجهد لتحقيق الأهداف.
- تخصيص مزيد من الوقت للمهام الاستراتيجية من خلال تقليل الوقت المخصص للأعمال الروتينية.
مراحل نظم المعلومات الإدارية
- جمع البيانات من المصادر المتعلقة بالقضية التي تعالجها المؤسسة.
- تحليل البيانات المستخلصة.
- إعداد القوائم البيانية.
- اتخاذ القرار المناسب من بين الخيارات المتاحة.
معايير نظم المعلومات الإدارية
تُعتمد نظم المعلومات الإدارية على مجموعة من المعايير لضمان كفاءة أدائها، وهذه تشمل:
- الدقة: يُعتبر معياراً حيوياً لأن دقة المعلومات أساسية في عملية اتخاذ القرار.
- حداثة المعلومات: يجب أن تكون المعلومات حديثة وموثوقة عند الحاجة إليها.
- التكاملية: يتطلب توفير شمولية المعلومات لمتخذ القرار حول القضية المعنية.
- الإيجاز والوضوح: ينبغي تقديم معلومات مفيدة دون تشتيت الانتباه بمعلومات غير ضرورية.
- الارتباط والملائمة: دعم محلل النظم بمعلومات متعلقة بالقضية التي يتم تحليلها.
- توفر المعلومات: يجب أن تكون المعلومات سهلة الوصول إليها.
شروط نظم المعلومات الإدارية
يجب على الراغبين في العمل بمجال نظم المعلومات الإدارية توافر مجموعة من الشروط والبرمجيات، وفقاً لقدراتهم واحتياجاتهم، ومنها:
- القدرة على التعامل مع برامج البرمجة مثل (Visual Fox Pro, Dotnet, SQL, ACCESS, Oracle, Crystal Reports).
- الكفاءة في استخدام مجموعة من تطبيقات مايكروسوفت مثل (Word، Excel، Power Point، Access، Outlook، InfoPath).
- مهارات التعامل مع برامج المراقبة مثل (Camtasia، Keylogger، WINPATROL، Process Explorer).
- التعامل مع برامج الشبكات مثل (VeroniSoft IP Monitor، Network Watcher، Network Defense).
- القدرة على استخدام برامج مكافحة الفيروسات وعلاج الصور والنصوص وضغط الملفات.
تقارير نظم المعلومات الإدارية
يعمل مستخدمو نظم المعلومات الإدارية على إصدار نوعين رئيسيين من التقارير، وهما:
- التقارير الدورية (Periodic Reports): تقارير تصدر بشكل دوري، سواء أسبوعياً أو شهرياً أو سنوياً.
- التقارير الخاصة (Special Purpose Reports): تقارير تُصدر في أوقات الحاجة بناءً على طلب متخذ القرار.
مميزات نظم المعلومات الإدارية
- توفير رؤية شاملة للمنظمة أو المؤسسة.
- تسهيل التواصل وعمليات التخطيط.
- توفير بيانات قيمة عن العملاء وتقديم ردود تفيد المنظمة في أداء الأعمال.
- إنجاز أنشطة تسويقية وترويجية فعّالة.
- توفير ميزة تنافسية للمنظمة من خلال تحسين الكفاءة والتقليل من التكاليف.
تخصص نظم المعلومات الإدارية
يعتبر تخصص نظم المعلومات الإدارية من بين أكثر التخصصات تميزاً، حيث يركز على تسهيل العمليات التشغيلية والتحليل الاستراتيجي. يتمثل الهدف الأكاديمي في تمكين الأفراد من تقييم وتصميم وتنفيذ وإدارة الأنظمة، مما يساهم في الإنتاجية من خلال نظم دعم القرار، نظم المعلومات التنفيذية، والنظم الخبيرة.