عملية اتخاذ القرار
يعتبر اتخاذ القرار الأساس الرئيسي في العملية الإدارية؛ حيث تشمل هذه العملية جميع أنشطة وواجبات الإدارة. على سبيل المثال، عندما تمارس الإدارة مهام الرقابة، فإنها تتخذ قرارات لتحديد المعايير المناسبة لقياس نتائج الأداء، وإجراء التعديلات اللازمة على الخطط، والتأكد من تصحيح الأخطاء عند وجودها. وفي ظل التحديات المعقدة التي تواجهها الأنظمة الإدارية الحديثة، مثل تعارض الأهداف في بعض الأحيان، تزايدت المشاكل التي تواجه القيادات الإدارية. ولهذا، هناك حاجة متزايدة لاتخاذ قرارات فعالة للتعامل مع هذه القضايا. يمكن تعريف القرار، لغويًا، على أنه مصدر الفعل “قَرَّ” ويشير إلى العزم والإرادة على موضوع معين. كما أنه يعكس الاستقرار والثبات. وعندما يتعلق الأمر بالتعريف الاصطلاحي، قام عدد من الباحثين بتعريفه على النحو التالي:
- عرف برنارد القرار بأنه: “عملية تعتمد على اختيار واعٍ للأهداف التي غالباً ما تكون ردود فعل أو استجابات أوتوماتيكية.”
- أما عبد الكريم درويش فقد عرّف القرار بأنه: “النتيجة النهائية لمجموعة متكاملة من الآراء والأفكار والتواصل والنقاشات والدراسات التي تمت في مستويات متعددة داخل المنظمة.”
ويمكننا تعريف عملية اتخاذ القرار بأنها: اختيار أحد البدائل المتاحة بناءً على معايير علمية وموضوعية، وفقًا لمبادئ ومعايير المنظمة المتفق عليها.
أهمية اتخاذ القرار
يرتبط اتخاذ القرار ارتباطًا وثيقًا بحياة الأفراد والجماعات والهيئات، حيث تبرز أهميته من وجهتي نظر، هما:
- الناحية العلمية: تكمن أهمية اتخاذ القرار في كونه وسيلة فعالة لتنفيذ استراتيجيات المنشأة وأهدافها بشكل موضوعي. كما يسهم بفعل في تحقيق جميع العمليات الإدارية، مثل التنظيم والرقابة والتخطيط، وغيرها من المهام. إضافة إلى ذلك، يجسد الأهداف والسياسات، ويوضحها وينفذها، ويدعم تقديم المعلومات الضرورية للوظائف الإدارية بأساليب تكنولوجية متعددة.
- الناحية العملية: تساهم القرارات في الكشف عن مواقف القادة، وتحدد العوامل المؤثرة على صانعي القرار سواء كانت عوامل داخلية أو خارجية، مما يسهل عملية الرقابة. إضافة إلى ذلك، تسهم في تحسين القدرة على مواجهة الضغوط في المستقبل. ويُعَد اتخاذ القرارات أيضًا مقياسًا لقدرة القادة على استكمال مهامهم الوظيفية والإدارية.
مراحل اتخاذ القرار
قبل التطرق لمراحل اتخاذ القرار، يجب التنويه إلى أن عدد هذه المراحل وترتيبها يتباين من مفكر لآخر، وإليكم تصنيف هذه المراحل:
- تحديد المشكلة وتشخيصها: يتطلب ذلك فهم ودراسة المشكلة، التي قد تكون حيوية أو تقليدية أو عاجلة. تجدر الإشارة إلى أن سوء تشخيص المشكلة يمكن أن يسبب عوائق في المراحل التالية.
- جمع المعلومات حول المشكلة: يتضمن هذا تحليل المشكلة بشكل منهجي واكتشاف البدائل والحلول المتاحة من خلال الاستقصاء ودراسة السجلات واستخدام التقنيات التكنولوجية.
- تحديد البدائل وتقييمها: يتم ذلك من خلال تحديد نقاط القوة والضعف لكل بديل، وترتيبها حسب مناسبتها وفعاليتها في حل المشكلة.
- اختيار البديل أو الحل المناسب: مع مراعاة العوامل الاجتماعية والسياسية والأخلاقية والتنظيمية والنفسية حسب معايير معينة، منها:
- قابلية التطبيق.
- المخاطر المحتملة الناتجة عن التنفيذ.
- مدى تحقيق الفوائد المرجوة.
- نتائج التنفيذ.
- تكاليف التنفيذ.
- تناسقها مع أهداف ومبادئ المنظمة.
- تنفيذ القرار ومتابعته: بهدف التعرف على نقاط الضعف أو العقبات ومعالجتها، مما يعين على فهم النتائج وقد يتطلب تعديل القرار أو اتخاذ قرارات جديدة في المستقبل.
أنواع القرارات
يمكن تصنيف أنواع القرارات بناءً على عدة معايير، هي:
- حسب الهدف، وتكون كالتالي:
- القرارات الفعالة: تعتمد على مستوى عالٍ من الفهم الاستراتيجي ولها تأثير فعال.
- القرارات غير الفعالة: تتعلق بمفاهيم جزئية لا تحقق نتائج فاعلة.
- حسب الوظائف الأساسية للمؤسسة، وتنقسم إلى:
- قرارات متعلقة بالعنصر البشري مثل اختيار الموظفين وتحديد الأجور والتدريب.
- قرارات تتعلق بالتسويق مثل جودة المنتجات ووسائل الترويج وتحديد الأسواق.
- قرارات تتعلق بالإنتاج مثل نوع الآلات المستخدمة والمواد الخام.
- قرارات تتعلق بالتمويل مثل توزيع الأرباح وتحديد رأس المال اللازم.
- حسب الأهمية، وتنقسم إلى:
- قرارات إدارية.
- قرارات استراتيجية.
- قرارات تشغيلية.
- حسب مدى ملاءمة اتخاذها، حيث تنقسم إلى:
- قرارات استثنائية.
- قرارات وسيطة.
- حسب البرمجة، حيث تنقسم إلى:
- قرارات مبرمجة.
- قرارات غير مبرمجة.
- حسب أساليب اتخاذها، تنقسم إلى:
- قرارات كمية.
- قرارات وصفية.
- حسب ظروف اتخاذها، وهي كالتالي:
- قرارات تُتخذ تحت ظروف المخاطر.
- قرارات تُتخذ تحت ظروف التأكيد.
- قرارات تُتخذ تحت ظروف الغموض.
- حسب النمط الإداري للمتخذ، وهي كالتالي:
- قرارات تشاركية.
- قرارات فردية.
- حسب المناحي التنظيمية، حيث تشمل:
- قرارات خاصة موجهة لحالات أو أفراد محددين.
- قرارات عامة موجهة لحالات أو أفراد غير محددين.
العوامل المؤثرة في اتخاذ القرار
بعد شرح عملية اتخاذ القرار، ينبغي التعريف بالعوامل التي تؤثر في تلك العملية، إذ تؤدي هذه العوامل إلى انحرافات إرادية وغير إرادية. من بين هذه العوامل نجد:
- عوامل نفسية وشخصية: ترتبط بمأخذ القرار ومديريه وكل من يشارك في اتخاذ القرار. وتنقسم إلى:
- عوامل نفسية تتعلق بالبيئة النفسية لمتخذ القرار، وتأثير المنظمة في تشكيلها، والدوافع النفسية.
- الخصائص الشخصية لمتخذ القرار، حيث يجب أن يتمتع بسمات القيادي الفعال مثل الخبرة والحكمة وقدرة على التجاوز عن الحلول الفاشلة والاستفادة من التجارب الجيدة.
- التوقيت: يُعتبر الوقت عنصرًا مهمًا في اتخاذ القرارات، حيث يجب أن يتم الإعلان عن هذه القرارات في الوقت المناسب، خاصةً إذا كان ينطوي على إلغاء قرار سابق. من الضروري أيضًا الأخذ بعين الاعتبار آراء المتأثرين بالقرار.
- التشاركية في اتخاذ القرار: تساهم التشاركية في ضمان نجاح القرار وتعتمد على طبيعة المنظمة. فعلى سبيل المثال، يعتبر النمط السائد في المنظمات الأمنية استبداديًا يتعلق باتخاذ القرار.
- عوامل متعلقة بالبيئة الخارجية: مثل العوامل السياسية والاقتصادية والتكنولوجية والثقافية.
- عوامل مرتبطة بالبيئة الداخلية: مثل حجم المنظمة والقوانين المتبعة والموارد البشرية والمالية والعلاقات بين أقسامها.