وظائف المؤسسة
تسعى وظائف المؤسسة إلى تحقيق أهدافها بطريقة منظمة وفعالة، حيث تتداخل هذه الوظائف في طبيعتها، إذ تعتمد كل واحدة منها على الأخرى وتؤثر على أدائها. وتشمل هذه الوظائف ما يلي:
وظيفة التخطيط
تتركز وظيفة التخطيط على تعيين وتدريب الموظفين داخل المؤسسة، بهدف تأهيلهم للأدوار التي سيقومون بها. يتم تنفيذ عملية التطوير هذه بشكل مستمر لمواجهة أي احتياجات جديدة في المؤسسة، سواء نتيجة للتوسع أو فقدان أحد الموظفين أو ظهور فرص عمل جديدة. تضمن وظيفة التخطيط وجود موظفين مؤهلين وقادرين على شغل هذه الأدوار عند الحاجة، وهو ما يُعرف بالتخطيط التعاقبي.
تقوم الإدارة بتحديد أهداف تنظيمية خلال مراحل التخطيط وتتخذ قرارات استراتيجية لتوجيه مسار العمل. كما تتبادل الإدارة الأفكار للوصول إلى بدائل متعددة، ومن ثم اختيار الحل الأمثل لتحقيق أهدافها بأفضل طريقة ممكنة. يُجري المدراء تحليلاً عميقًا لوضع المؤسسة الحالي والموارد المتاحة لتحقيق أهدافها.
وظيفة التنظيم
تتناول وظيفة التنظيم تجميع وتنسيق الموارد المادية والمالية والبشرية، وتنظيم العلاقة الإنتاجية فيما بينها لتحقق أهداف المؤسسة. يتجلى دور التنظيم الإداري في توزيع الموارد بشكل فعّال بين الموظفين، وذلك لضمان تحقيق الأهداف التي تم تحديدها في مرحلة التخطيط. يعمل المدراء بالتعاون مع الشؤون المالية والموارد البشرية لتنظيم المسائل المتعلقة بالميزانية والتوظيف. كما يقومون بوضع الموظفين في الأدوار المناسبة وفقًا لدوافعهم وكفاءاتهم، مما يعزز بيئة عمل إنتاجية. على سبيل المثال، إذا أطلقت المؤسسة حملة إعلانية لمنتج جديد، وكانت الكفاءة المطلوبة أكثر من ما يمكن أن يتحمله مدير العلامة التجارية بدوام جزئي، فيمكنها استئجار وكالة إعلانات لترويج المنتج.
وظيفة التوظيف
تحتاج المؤسسة إلى توظيف الموظفين لملء جميع الهياكل الوظيفية. حيث يُعتبر الموظفون المورد الأكثر أهمية، فمهاراتهم ومؤهلاتهم تؤثران بشكل كبير على قدرة المؤسسة التنافسية وجودة المنتجات والخدمات المقدمة. ومن ثم، فإنه من الحيوي تعيين الموظفين القادرين على تحقيق النجاح المؤسسي المستدام.
وظيفة التوجيه
تتولى وظيفة التوجيه مسؤولية الإدارة من خلال إرشاد وتحفيز الموظفين لتحقيق أهداف المؤسسة. من الضروري أن يأتي التوجيه من رئيس واحد فقط لتفادي أي نوع من الارتباك. كما ينبغي على المدير أن يتبنى أسلوباً تحفيزياً يتناسب مع الظروف المختلفة واحتياجات الموظفين.
وظيفة المتابعة أو المراقبة
تتمثل وظيفة المتابعة أو المراقبة في تقييم سير تنفيذ الخطط من قبل المدراء لضمان تحقيق أهداف المؤسسة. يتطلب ذلك وضع مواعيد نهائية لمراقبة أداء الموظفين وتقديم ملاحظات بناءة. قد تشمل أيضًا تقديم حوافز للموظفين ذوي الأداء العالي. من بين المهام التي يحتاج المدراء إلى تعديلها ضمن هذه الوظيفة: الميزانية وتوظيف الموظفين.
تهدف وظيفة المتابعة إلى التأكد من تنفيذ جميع الخطط وفق المعايير المحددة مسبقاً، كما توفر وسيلة لقياس إنجاز الخطط ومقارنتها بالمعايير، مما يساعد في تصحيح أي انحرافات لضمان تحقيق الأهداف بنجاح والتنبؤ بها قبل حدوثها.
الخلاصة
تحتاج جميع المؤسسات، بغض النظر عن نوع النشاط الذي تديره، إلى وظائف أساسية لضمان نجاحها. وهذه الوظائف مترابطة وتعتمد كل منها على الوظيفة السابقة. يجب اتباع هذا الترتيب للوصول إلى إدارة ناجحة، حيث قد تتطلب بعض الوظائف المزيد من الوقت والجهد بينما تحتاج أخرى إلى كفاءة الموظفين. تشمل هذه الوظائف: التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، والمتابعة.