تحديد الميزانية
من الضروري وضع ميزانية محددة للمصروفات المتعلقة بحفلة عيد الميلاد، بما في ذلك جميع التفاصيل، بدءًا من أبسط التجهيزات وحتى الأهم منها. يتوجب مراعاة عدم تجاوز الميزانية المخصصة للحفلة، ويجب أن تكون هذه الميزانية واقعية ومتوافقة مع حجم الحفل. تكمن أهمية وضع الميزانية في تأثيرها على كافة جوانب الحفلة، من نوع الطعام المقدم إلى الزينة المستخدمة.
تحديد قائمة الضيوف
يعتبر إعداد قائمة الضيوف أمرًا حيويًا عند وضع الميزانية الخاصة بالحفلة، حيث يساعد في تحديد كمية الطعام اللازمة وعدد بطاقات الدعوة التي يجب طباعتها. لذا، من المهم جدًا إعداد قائمة الضيوف بدقة واهتمام.
تحديد قائمة الطعام
تعد قائمة الطعام من العناصر الأساسية التي تضفي السعادة على قلوب الضيوف، مما يساعد على مشاركتهم في الأجواء الاحتفالية. يُفضل اعتماد نظام البوفيه المفتوح، حيث يمكن للضيوف اختيار ما يرغبون به في الوقت الذي يناسبهم، مما يريح صاحب الحفلة من الانشغال بتقديم الطعام والمشروبات.
تحديد موقع الحفلة
خيار موقع الحفلة، سواء كان في المنزل أو في فندق أو مطعم، يعتمد على الميزانية التي تم تحديدها مسبقًا لحفل عيد الميلاد. تعد حديقة المنزل من أبرز الخيارات، خاصة إذا كان الحفل مخصصًا للأطفال، حيث تتيح لهم فرصة الاستمتاع بأكبر شكل ممكن، وتقلل من فرص إحداث فوضى داخل المنزل بسبب أحذية الأطفال أو أثناء تناولهم الطعام والشراب.
اختيار موعد الحفلة
يُعد اختيار موعد hفلة عيد الميلاد أمرًا بالغ الأهمية، ويُفضل أن يكون في عطلات نهاية الأسبوع، حيث يكون الضيوف متاحين وغير مشغولين بأعمال أخرى. ينبغي إبلاغ المدعوين بالموعد قبل فترة كافية ليتمكنوا من تنظيم ترتيباتهم للحضور. وإذا كانت الحفلة مخصصة للأطفال، فمن المهم أن يتجنب الموعد أوقات القيلولة التي تتراوح غالبًا بين الواحدة والثالثة ظهرًا، لذا يفضل تنظيمها إما في الصباح أو بعد الظهر.
بطاقات الدعوة
يتم اختيار تصميم بطاقة الدعوة بما يتناسب مع اهتمامات صاحب الحفلة وتفاصيل الزينة المستخدمة. يجب أن تتضمن البطاقة جميع المعلومات الهامة، ويُفضل إرسالها قبل فترة مناسبة، مثل شهر، لتمكين الضيوف من ترتيب مواعيدهم وفقًا لذلك. من المعلومات الأساسية التي يجب ذكرها: مواعيد بداية ونهاية الحفلة، ورقم الهاتف، وعنوان الموقع المخصص للاحتفال.
هدايا تذكارية
من الجميل تقديم هدايا رمزية للضيوف كنوع من التذكار، ويمكن وضعها في سلة قرب الباب ليأخذها الضيوف عند مغادرتهم، أو يمكن توزيعها خلال الحفل. من أمثلة هذه الهدايا: الحلويات، والمجوهرات، وألعاب الأطفال، وإطارات الصور، وصناديق أنيقة لتخزين الحُلي.