فهم رؤية المنظمة
تعتبر الرؤية، والتي تُعرف باللغة الإنجليزية بـ( Vision)، تعبيرًا مستقبليًا طموحًا عن ما تسعى المنظمة أو الفرد لتحقيقه. تمتد فترة تحقيق هذه الرؤية على المدى المتوسط أو الطويل، مما يعني التركيز على مستقبل بعيد. الهدف الرئيس من صياغة الرؤية هو استخدامها كدليل إرشادي في تحديد توجهات المنظمة فيما يتعلق بأنشطتها وسياساتها وفعالياتها، سواء في الوقت الحاضر أو المستقبل.
توضيح رسالة المنظمة
تعرّف الرسالة في مجال العلوم الإدارية، باللغة الإنجليزية بـ( Mission)، بأنها تلخيص مختصر للأسباب التي من أجلها تتواجد المنظمة. بمعنى آخر، تعكس الرسالة الهدف الرئيسي من وجود هذه المنظمة. فهي تُحدد الغرض الشامل وتعمل كأداة توجيه للموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة، محركة إياهم بشغف نحو تحقيق أهداف المنظمة.
الاختلاف بين الرؤية والرسالة
تعد صياغة رؤية ورسالة المنظمة جزءًا أساسيًا من خطتها الاستراتيجية. ومع ذلك، قد يخلط بعض المؤسسات بين هذين المصطلحين أو قد يمزجان بينهما.
تكمن الغاية من كلاً من الرؤية والرسالة في توضيح سبب وجود المنظمة. بينما تركز الرؤية على المستقبل، حيث تسعى لوضع معالم رئيسية للمستقبل من خلال تركيزها على قيم وتطلعات المنظمة، فإن هدفها الأساسي يكمن في الإلهام والتوجيه، خاصةً للعاملين داخل المنظمة. تفضل بعض المنظمات أن تكون رؤيتها موجهة بشكل خاص للعاملين لتعزيز فهمهم للصورة الكبيرة التي تستهدفها المنظمة. وفي بعض الحالات، قد تكون الرؤية موجهة للجمهور الخارجي بغرض إطلاع العملاء على أهداف المنظمة المستقبلية. وعند صياغة الرؤية، من الضروري التركيز على سؤال “إلى أين تتجه المنظمة؟”، حيث تتعلق الرؤية برسم صورة مستقبلية حول حالة المنظمة، وليس بكيفية الوصول إلى هذه الأهداف.
أما بالنسبة لرسالة المنظمة، فهي تستهدف جمهورين رئيسيين: الموظفين الذين يعملون مع أصحاب المصلحة والزبائن الحاليين أو المحتملين. تتمحور رسالة المنظمة حول الإجابة على سؤال “ما هو السبب الحقيقي لوجود هذه المؤسسة؟”، ويجب أن تُبنى الرسالة حول الأنشطة التي تقوم بها المنظمة حاليًا والمستقبلية.
آليات صياغة الرؤية والرسالة
يُعتبر وضع الرؤية والرسالة خطوة هامة لا يمكن تجاهلها للأشخاص الذين يسعون لتنفيذ خطط واستراتيجيات مستقبلية. فهي تشكل مستقبلهم من خلال القرارات والتوجهات المتخذة. لذا، يجب التحلي بالصبر واتباع الخطوات الأساسية لإنجاز هذه المهمة بشكل احترافي، ومن بين هذه الخطوات:
- تحديد المشاريع التي من شأنها تحقيق الريادة وزيادة الإيرادات أو الأرباح.
- صياغة الأهداف المستقبلية، حيث تُعنى الرؤية بمعرفة الأهداف والمزايا التنافسية ونطاقات نشاط المؤسسة أو الفرد.
- توضيح معنى النجاح والتميز، أو ما يمكن تحقيقه من إنجازات لتحقيق هذا النجاح.
- وصف خطة التطور المستقبلي، وصياغتها وفقًا لمعايير قابلة للتطبيق والقياس. وبعد الانتهاء من صياغة الرؤية والرسالة، يُفضل إعلانها كإنجاز حقيقي يطمح إليه الفرد والمجتمع وفقًا لرؤيتهم ورسالتهم.
أسس كتابة الأهداف
قدّم مستشار التخطيط الإداري جورج دوران طريقة بسيطة وفعالة لوضع أهداف المؤسسة، مختصرًا ذلك بالأحرف الإنجليزية الخمسة (S.M.A.R.T) التي تشير إلى أهم خمسة مبادئ يمكن من خلالها وضع أهداف واقعية وتحقيقها بكفاءة:
- تحديد الأهداف بدقة: من الضروري الإجابة على أسئلة “من؟ ماذا؟ متى؟ أين؟ ولماذا؟” لضمان وجود مسار واضح ومحدد للأهداف.
- قابلية الهدف للقياس: يحدد كيفية قياس الأهداف والقيام بمراقبة التقدم في تنفيذها، بالإضافة إلى المواعيد الزمنية المناسبة.
- تطبيقية الهدف: قد تحتاج هذه الخطوة إلى اكتساب مهارات جديدة لتحقيق الهدف، ويتطلب تحليلًا دقيقًا للواقع ومتطلبات المستقبل.
- تناسب الأهداف مع أنشطة المنظمة: يجب أن تتعلق الأهداف ارتباطًا وثيقًا بالأعمال التي تعمل عليها المؤسسة وأن تكون منسجمة مع تنظيم وإدارة الموظفين.
- تحديد الجدول الزمني لإنجاز الأهداف: من الضروري أن تكون الأهداف ضمن إطار زمني محدد، سواء على المستوى المرحلي أو المستقبلي.