دراسة حول أنظمة المعلومات

مفهوم نظم المعلومات

تعتبر نظم المعلومات (Information Systems) من المكونات الأساسية التي تُدرس لطلاب مجالات الأعمال. ويمكن تعريفها بناءً على مكوناتها أو وظائفها. من حيث المكونات، تُعرف بأنها مجموعة من العناصر المادية (Hardware) والتطبيقات البرمجية (Software) والشبكات (Networks) التي يتم تصميمها واستخدامها لتجميع البيانات (Data) وتنظيمها وتوزيعها. أما من حيث الدور، فتنطوي على مكونات مترابطة تعمل معًا بغرض جمع المعلومات (Information) ومعالجتها وتخزينها، مما يساهم في اتخاذ القرار والتنسيق والتحكم والتحليل داخل المؤسسة.

مكونات نظم المعلومات

تتألف نظم المعلومات من خمسة مكونات أساسية تتفاعل فيما بينها، وهي: المكونات المادية، البرمجيات، البيانات، الأشخاص، ومعالجة المعلومات؛ حيث تضفي كل من هذه العناصر قيمة مضافة للمؤسسة. وفيما يلي تفاصيل هذه المكونات:

المكونات المادية (Hardware): هي العناصر الملموسة في نظم المعلومات، مثل أجهزة الحاسوب (Computers)، ولوحات المفاتيح (Keyboards)، محركات الأقراص (Disk Drives)، والأجهزة اللوحية (iPads).
البرمجيات (Software): تمثل مجموعة من التعليمات التي يقوم المبرمجون (Programmers) بكتابتها للتحكم في المكونات المادية (Hardware). وتنقسم البرمجيات إلى فئتين:
- أنظمة التشغيل (Operating System): مثل نظام التشغيل ويندوز (Windows) للكمبيوتر، ونظام أندرويد (Android) للهواتف الذكية.
- التطبيقات (Applications): مثل برنامج إكسل (Excel) والألعاب المختلفة.
البيانات (Data): تمثل المعلومات التي يتم تجميعها وتنظيمها في قاعدة بيانات (Database)، حيث تُستخدم كأداة فعالة لدعم اتخاذ القرارات داخل المؤسسة.
الأشخاص (People): يشملون القوى البشرية المرتبطة بنظم المعلومات، وهم عناصر أساسية في هذه المنظومة بدءًا من موظفي الدعم (Help-Desk Workers) ومحللي الأنظمة (Systems Analysts) وصولًا إلى المبرمجين (Programmers) وكبار مسؤولي المعلومات (Chief Information Officers).
المعالجة (Process): تشمل مجموعة من الخطوات المتتالية التي تُطبق على البيانات للوصول إلى النتائج النهائية المطلوبة، وتهتم المؤسسات ذات المنافسة العالية بتعزيز هذه العملية لتفوق على المنافسين.

أنواع نظم المعلومات

توجد خمسة أنواع رئيسة من نظم المعلومات، تشمل:

نظم معالجة المعاملات (Transaction Processing System): تتيح تجميع المعاملات وتحويلها وتخزينها وعرضها وتعديلها وإلغائها، مما يمنح القدرة على تنفيذ عدة معاملات في الوقت نفسه. وتستخدم البيانات المخزنة في قواعد البيانات (Database) لتوليد تقارير مثل الفواتير (Billing) والأجور (Wages) وملخصات المخزون (Inventory Summaries).
نظم المعلومات الإدارية (Management Information Systems): هي نظم تستفيد من البيانات المجمعة من نظم معالجة المعاملات (Transaction Processing System) لتوليد تقارير تستخدمها الإدارة لحل المشكلات، ويُعتبر بعضها ملخصات أو تقارير مخصصة تهدف إلى تحسين كفاءة النشاط الإداري.
نظم دعم القرار (Decision Support Systems): تساعد في اتخاذ القرارات من خلال تحليل البيانات وتقديم توقعات إحصائية (Statistical Projections) ونماذج بيانات (Data Models)، مما يدعم صانعي القرار بأسس علمية دون التأثير على حكمهم، كما تساعد في حل المشكلات باستخدام بيانات خارجية.
الأنظمة الخبيرة والشبكات المحايدة (Expert Systems and Neutral Networks): تُعرف الأنظمة الخبيرة، أو ما يعرف بالنظم القائمة على المعرفة (Knowledge Based System)، كنظم صممت لتحليل البيانات، وتقديم التوصيات (Recommendations)، والتشخيصات (Diagnosis)، والقرارات (Decisions). بينما تستخدم الشبكات المحايدة (Neutral Networks) التكنولوجيا لتعزيز طريقة معالجة الدماغ البشري للمعلومات.
نظم المعلومات في المنظمات (Information Systems in Organizations): تجمع هذه الأنظمة البيانات وتخزنها وتُعالجها لتوفير معلومات دقيقة ومفيدة للمؤسسة، حيث تشمل معلومات عن كيفية تجميع البيانات من الأفراد والآلات، علاوة على الشبكات التي تُدير هذه العمليات.

أهمية نظم المعلومات

ترتبط أهمية نظم المعلومات بقدرتها على معالجة البيانات من مختلف مدخلات الشركة، وإنتاج معلومات مفيدة لإدارة العمليات. لتعزيز فعالية هذه العمليات، يمكن إضافة المزيد من البيانات لتحسين دقة المعلومات، أو استغلالها بطرق مبتكرة، كما في الأمثلة الآتية:

أنظمة الاتصالات (Communication Systems): تساعد نظم المعلومات على تحسين فعالية الاتصال من خلال تمكين المدراء من التواصل السريع مع الموظفين، عبر تخزين المستندات (Documents) في مجلدات (Folders) مشتركة. ويمكن للموظفين تعديل المعلومات، مما يمكّن المدراء من تجميع المدخلات وإرسال المستندات المنقحة إلى الجمهور المستهدف.
إدارة العمليات (Operations Management): توفر هذه الأنظمة معلومات شاملة ودقيقة تساعد على تشغيل المؤسسة بكفاءة أكبر، من خلال تقليل التكاليف مقارنةً بالمنافسين أو تحسين خدمة العملاء.
صناعة القرار (Decision-Making): تُساعد نظم المعلومات الشركات في اتخاذ قرارات أفضل من خلال توفير البيانات الشاملة وتوقع النتائج المحتملة للقرارات. يشمل ذلك اختيار مسار عمل يتضمن بدائل متعددة، وتقويم الأداء المالي مثل: المبيعات (Sales) والتكاليف (Costs) والأرباح (Profits) لضمان اتخاذ الخيارات الأكثر فائدة.
حفظ السجلات (Record-Keeping): تُستخدم سجلات المؤسسات للأغراض المالية والتنظيمية، ولتحديد أسباب المشكلات. تُخزن نظم المعلومات المستندات وسجلات الاتصالات والبيانات التشغيلية، مما يسهل تنظيم المعلومات ويؤدي إلى تحليل أثر الإجراءات على الأداء العام للشركة.

التحديات في إدارة نظم المعلومات

على الرغم من الأهمية الكبيرة لنظم المعلومات، إلا أنها تواجه العديد من التحديات حتى في الدول المتقدمة مثل المملكة المتحدة والولايات المتحدة الأمريكية. وقد أُجريت دراسات عديدة لاستكشاف أسباب هذه التحديات، ومن بينها:

غياب مشاركة الإدارة في تصميم نظم المعلومات الإدارية.
استخدام تطبيقات معالجة بيانات منخفضة المستوى، خاصة في مجال المحاسبة.
عدم قدرة المتخصصين في المعلومات على تقدير متطلبات المعلومات أو حل التحديات التنظيمية القائمة.
نقص الدعم من الإدارات العليا في المؤسسات.