نموذج جدول لتسجيل الحضور والغياب باستخدام برنامج إكسل

يُعَدّ برنامج Excel من الأدوات الأساسية المستخدمة في كافة المؤسسات، سواء كانت حكومية أو خاصة أو خدمية.

ومن بين مهام هذا البرنامج الهامة هي تنظيم جدول الحضور والغياب للعاملين في المؤسسة، وسنتناول في هذا المقال تفاصيل متعددة حول هذا البرنامج.

جدول الحضور والغياب في Excel

تُعتبر إحدى المميزات الرئيسة لبرنامج Excel هي إمكانية إنشاء كشف أو جدول للحضور والغياب، سواء للطلاب أو الموظفين أو غيرهم. سنستعرض هنا كيفية إعداد جدول الحضور والغياب في Excel بشكل تفصيلي، مع توضيح الخطوات المتبعة:

• في البداية، نقوم بإدخال الأسماء المراد إعداد جدول الحضور والغياب لها، ثم نقوم بإدخال التواريخ، حيث يمكن تنفيذ ذلك بطريقتين: اليدوية والتلقائية، حيث تُعتبر الطريقة التلقائية أكثر فعالية وتوفيرا للوقت والجهد.
• بعد إدخال التواريخ، يتم كتابة الأيام المطابقة لكل تاريخ.
• ثم نقوم بإدراج خيارات الحضور للموظفين، مثل الحضور، الغياب، والإجازة، وغير ذلك.
• يمكن عمل الخيارات السابقة في قائمة منسدلة لتوفير الوقت وتجنب الأخطاء الإملائية. كما يمكن حساب عدد أيام الحضور أو الغياب لكل اسم على حدة باستخدام دالة countif بالنسبة لكل حالة.
  • Countif(B3:H3, “حضور”).
  • Countif(B3:H3, “غياب”).
  • Countif(B3:H3, “مرضى”).
  • Countif(B3:H3, “إجازة”).
• بعد ذلك، نقوم بسحب كل دالة للأسفل لحساب حالة كل اسم بشكل فردي، ونقوم بجمع النتائج السابقة لكل اسم للتحقق من صحة الدوال.
• يمكن تنفيذ الخطوة الأخيرة السابقة باستخدام دالة Sum، حيث يمكن ذلك من خلال استخدام الصيغة (الصف 13, العمود L). يتم سحبها للأسفل لمعرفة الباقي.

طريقة إنشاء الترقيم التلقائي في Excel

• نقوم بإدخال رقمين في خليتين من الجدول، سواء بالزيادة أو النقصان.
• على سبيل المثال، إذا أدخلنا الرقمين 4 و2، سيتبع النمط بزيادة قدرها 2. وإذا أدخلنا 2 و3، سيتبع النمط بالنقص بمقدار 1.
• بعد ذلك، نقوم بتحديد الخليتين اللتين أدخلناهما، سواء كانت الزيادة أو النقص، ونسحب التحديد حتى آخر خلية تحتوي على أسماء.

كيفية إنشاء قائمة منسدلة في Excel

لإنشاء قائمة منسدلة بجانب كل اسم في جدول الحضور والغياب في Excel، مما يساعد في توفير الوقت وتجنب الأخطاء، يجب عليك اتباع الخطوات التالية:

• تحديد النطاق الذي تريد إجراء القائمة المنسدلة فيه.
• ثم اضغط على خيار البيانات (Data)، وعند ظهور مربع الحوار تخصيص البيانات (Data Validation).
• من قائمة “السماح” (Allow)، اختر “قائمة” (List)، وفي مربع المصدر (Source)، أدخل الخيارات التي ترغب في إضافتها للقائمة المنسدلة، ثم اضغط على “موافق” (OK).
• وبذلك تكون قد أنشأت قائمة منسدلة، ومن الممكن أيضًا إنشاء قائمة منسدلة أخرى مرتبطة بالقائمة الأولى.

يمكنكم أيضا استكشاف:

كيفية إنشاء قائمة منسدلة مرتبطة بالقائمة المنسدلة الأولى

تكون هذه القائمة المنسدلة الثانية مرتبطة بالأولى. بعد إكمال الخطوات السابقة لإنشاء القائمة المنسدلة الأولى، سنكمل الإجراءات لإنشاء القائمة الثانية:

• في البداية، يجب كتابة الأسماء والوظائف وكل ما يتعلق بالفئة المراد عمل قائمة منسدلة لها.
• قم بإنشاء أسماء ترتبط بنطاق محدد، وعند استخدام الاسم، سيحدد Excel النطاق تلقائيًا.
• اذهب إلى القائمة “الصيغ” (Formulas) ثم اختر “إنشاء من التحديد” (Create from Selection).
• سيظهر مربع لتحديد مكان الأسماء التي تريد استخدامها، اختر الموقع الذي كتبته فيه، مثل العمود الأول أو أي موقع آخر.
• ثم اضغط على “موافق” (OK).
• ولتحويل شكل النص إلى مرجع، استخدم دالة indirect.
• وبذلك نكون قد أنجزنا إنشاء القائمة المنسدلة الثانية.