مفهوم إدارة المواد في الشراء والتخزين
تعرف إدارة المواد (بالإنجليزية: Materials Management) على أنها مجموعة من الاستراتيجيات والتدابير التي تعتمدها الشركات لإدارة المنتجات، السلع، الموارد البشرية، والمواد الأولية المطلوبة بجودة ونوعية محددتين، بما يتماشى مع احتياجاتها ومصادرها المتاحة.
كما تشمل إدارة المواد تحديد الكميات اللازمة كافةً للشراء بما يمنع احتمالية توفر كميات زائدة أو حدوث تلف في المواد، بالإضافة إلى كيفية تخزينها واستخدامها وصولاً إلى المستهلك النهائي.
أهداف إدارة المواد في الشراء والتخزين
تسعى الشركات من خلال اعتماد سياسة فعالة لإدارة المواد في الشراء والتخزين لتحقيق مجموعة من الأهداف، من أهمها:
- رفع كفاءة اتخاذ القرارات المتعلقة بسير عملية الإنتاج بما يحقق أهداف المؤسسة.
- تحقيق أفضل الأسعار مع الحفاظ على الجودة المطلوبة بما يعود بالربحية على المؤسسة.
- تأمين المواد الأولية بمستوى تخزين مثالي يساعد في تقليل المخاطر المالية.
- ضمان استمرار مسيرة المؤسسة وتحقيق أهدافها المرجوة ونتائجها المخططة.
- تعزيز التنسيق بين مختلف أقسام ووحدات الشركة لدعم نجاح الأعمال.
- تقليل التكاليف من خلال الحصول على مواد أولية بجودة عالية تلبي احتياجات السوق.
وظائف إدارة المواد في الشراء والتخزين
تتطلب سياسة إدارة المواد في الشراء والتخزين تنفيذ مجموعة من الوظائف الأساسية، منها:
- تحديد أسعار المواد المفترض الحصول عليها بما يتناسب مع ميزانية الشركة.
- تحديد الاحتياجات من المواد الأولية والموارد البشرية من حيث الكفاءة والجودة.
- مراقبة وفحص المواد لضمان تحقيق الجودة المطلوبة ومطابقة رغبات المستهلكين.
- وضع السياسات اللازمة لاستلام المواد وكيفية توزيعها بين الأقسام المختلفة.
- تنفيذ خطط الإنتاج بما يسهم في تخفيض التكاليف.
عناصر سياسة إدارة الشراء
هناك مجموعة من المبادئ العلمية التي تعتمدها الشركات في إدارة المشتريات، وهي:
- شراء المواد بالجودة المطلوبة ومراقبتها.
- تحديد الكمية المناسبة للشراء.
- اختيار مصادر الشراء المناسبة.
- تحديد الأسعار الملائمة للشراء.
- تحديد الوقت المناسب للقيام بعملية الشراء.
عناصر سياسة إدارة التخزين
تعتمد الشركات في إدارة المخزون على مجموعة من المبادئ العلمية، منها:
- طرق استلام المواد من الموردين.
- إجراءات تسليم المواد عند نقلها من المخازن الفرعية إلى المركزية.
- طرق معالجة إرجاع السلع من أقسام الإنتاج والإدارات الأخرى.
- الآليات المعتمدة لصرف المواد في الوقت والمكان المناسبين.
- سبل صرف المواد بين الأقسام المختلفة.
تواصل وظيفة الشراء مع الوظائف الأخرى في المؤسسة
تتداخل وظيفة الشراء مع الوظائف المختلفة في المؤسسة على النحو التالي:
- قسم الإنتاج
تعتبر وظيفة الشراء مترابطة بشكل وثيق مع قسم الإنتاج، حيث تُعنى بتوفير المستلزمات المطلوبة من المواد الأولية والموارد البشرية، وضمان تحقيق الأهداف المؤسسية وفقًا للمواصفات والجودة المطلوبة، التي تلبي احتياجات المستهلكين.
- قسم البيع
تتصل وظيفة الشراء بقسم البيع وثيق الارتباط، حيث تشمل سياساتها طرق تسويق المنتجات وتحقيق المنافسة الاقتصادية في السوق.
- قسم المالية
تتعاون وظيفة الشراء مع قسم المالية بشكل متين، حيث تركز على كيفية توفير المواد للشركة بالأسعار المناسبة وفق الميزانية المتاحة.
- قسم التخزين
ترتبط وظيفة الشراء بقسم التخزين ارتباطًا وثيقًا، حيث تتناول كيفية تخزين المواد ومراقبة المخازن المرتبطة بها.