Sistem letnih pogovorov je glavno sredstvo za vzpostavljanje organizacijskega komuniciranja in integracijo HR procesov organizacije. Je zelo učinkovito orodje za ugotavljanje motiviranosti osebja, dvig individualne in organizacijske učinkovitosti, načrtovanje individualnega razvoja in izboljševanje odnosov med zaposlenimi. Letni pogovori predstavljajo optimalen pripomoček pri zagotavljanju hitrih sprememb v zmeraj bolj dinamičnem poslovnem okolju. Tovrstna oblika organizacijskega komuniciranja je nepogrešljiv del sodobnega sistema vodenja organizacij in podjetij.

Letni pogovor je ključen pri spremljanju kadrov in usmerjanju razvoja in kariere zaposlenih. Je oblika načrtnega dela vodij s sodelavci, usmerjena v njihovo strokovno usposobljenost, razvojni potencial in delovno uspešnost.

Če želimo letni pogovor razviti kot dolgoročni koncept organizacijske komunikacije, mora ta biti prilagojen specifičnim potrebam organizacije. Da bi lahko dosegli želene učinke, mora biti sistem letnega pogovora skrbno načrtovan, »instant rešitev« ni dovolj za dosego želenih rezultatov.

Sistem letnega pogovora prilagajamo organizacijski kulturi in specifičnim zahtevam/potrebam organizacije. Pomembno je, da jasno in konkretno opredelimo cilje ter aktivnosti implementacije in se dogovorimo, kakšne spremembe v načinu dela, odnosih in komunikaciji bodo potrebne, da bo sistem v praksi dolgoročno deloval. Pred uvedbo letnega pogovora opravimo natančno HR analizo v obliki merjenja organizacijske klime in pregleda delovanja HR procesov. Na podlagi rezultatov analiz lahko določimo procese, ki jih bomo pokrivali z letnimi pogovori.

Sama implementacija letnega pogovora mora biti skrbno načrtovana. Pred pričetkom moramo analizirati pripravljenost in usposobljenost zaposlenih za uvedbo sistema, globino izvajanja in vsebine, ki bodo sestavni del letnega pogovora.

Vsebina letnih razgovorov je odvisna od ciljev, ki si jih praviloma zastavi vodstvo organizacije. Običajno  pokriva štiri osnovna področja – analizo realizacije ciljev za preteklo obdobje, določanje ciljev za naprej, načrtovanje individualnega razvoja in usmerjanje kariere.

Ob zaključku posamezne sezone letnega pogovora izvedemo temeljito analizo učinkovitosti in kvalitete letnega pogovora ter pripravimo ustrezne ukrepe izboljšanja za naslednje sezone. Ravno v tem delu je naša metodologija edinstvena, saj temu področju posvečamo posebno pozornost.

Metodologija razvoja sistema letnega pogovora je sestavljena iz naslednjih korakov:

• analiza zahtev in potreb organizacije (HR analitika),
• zasnova metode za izvajanje letnih pogovorov,
• načrtovanje dopolnilnih ocenjevalnih orodij v procesu letnega pogovora,
• načrtovanje procesa implementacije,
• analiziranje sistema postavljanja ciljev v organizaciji,
• določanje vsebin letnega pogovora,
• zasnova navodil in izdelava obrazca,
• obveščanje zaposlenih o sistemu letnega pogovora,
• usposabljanja vodij in zaposlenih za izvajanje letnih pogovorov,
• analiza opravljenih letnih pogovorov in ukrepi izboljšanja.